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      員工檔案系統

      時間:2023-02-04 作者:老師 來源:網絡 點擊量:

      員工檔案系統

      員工電子檔案如何建立

      隨著科技的日益發達以及環保理念的普及,愈來愈多的企業開始引入無紙化辦公,而數據龐大的員工檔案成為企業首要數字化管理的核心資源。以下是我為大家整理員工電子檔案如何建立相關內容,文章希望大家喜歡!

      一、員工檔案資料要健全

      1、員工檔案資料的收集和整理,是很基礎但又不能輕視的工作,它是員工在企業中能否獲得發展的重要依據。能否做好員工檔案的管理,也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標。一般情況下,這些資料應該包括:

      2、基本個人信息:姓名、學歷、專業、年齡、籍貫、過往工作經歷等信息;

      3、入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息;

      4、入職后的培訓資料、培訓合同等信息;

      5、工作中的獎懲記錄、晉升、調職、績效考核情況等信息。

      6、要確??梢哉莆諉T工從進入公司,到至今的整個發展過程,如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業績、受過什么培訓等。

      二、挑選一個靠譜好用的檔案系統

      1、想要將紙質資料完全轉化為電子資料,僅靠手工錄入的方式,不光工作量極大,效率低且容易出錯。此時,挑選一款靠譜好用的檔案系統,才是企業邁進數字化創新的正確方式。

      2、為什么說要選擇“靠譜好用”?首先,這個系統的安全性是第一要點。顯然,員工檔案既是員工個人的私密信息,同時也是企業的機密資源,一旦泄露會使員工個人和企業的利益受到侵害,這就是“靠譜”的重要性。

      3、其次,我們之所以選擇使用檔案系統,無疑是為了減輕工作量,想要使電子檔案的建立更加高效快捷,那么,檔案系統的功能是否足夠強大,能否幫助我們快速建立電子檔案,也將成為我們關注的要點,這就是“好用”的重要性。

      4、一款好用的電子檔案系統,應該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用,能夠通過掃描和解析功能,高效地將大量的紙質版檔案轉化為電子版檔案。再者,也能夠通過檢索功能,快速和精準地查找、調用員工檔案。

      5、而延展性指的是,系統的功能具備延展性,不僅是當下能夠滿足紙質資料轉換成電子數據的需求,往后也能夠建立在線填寫資料的表單,為企業全面推行數字化提供足夠的技術支持。

      員工檔案系統

      電子檔案,是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前,在日常工作中,電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象,對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展,檔案管理的電子化程度雖然已有所提高,但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的,就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的`管理入手,分析了電子檔案的主要利用途徑,指出了做好電子檔案管理的若干措施。

      一、電子檔案使用的主要途徑

      電子檔案具有快捷、方便的特點,與傳統的紙質檔案相比,其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而,電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上,而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前,關于電子檔案的利用,其途徑主要有三種:提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

      1.提供拷貝??截愂请娮訖n案使用的第一途徑,目的是向使用者提供檔案的原始狀態,確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門,當向利用者提供載體拷貝時,應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式,由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時,也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

      2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題,而且可以節省時間和財力,是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸,即用網絡傳輸電子檔案,在不同的館際之間,可以實現檔案資源互相交流,以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料,可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。

      3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦,在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持,也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性,取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。

      二、加強電子檔案管理的重要意義

      電子檔案對于大部分的單位和部門來說,還是一個新鮮事物,加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者,做好電子檔案的管理,從理念上說,要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面,我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。

      1.加強電子檔案管理,有利于節省人力物力。在傳統檔案管理中,由于檔案工作的特殊性,特別是一些易破碎的檔案資料,一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管,而且還不可避免地存在損壞的風險。然而,計算機及其網絡的出現,不但為歸檔提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途徑,免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了工作人員的勞動強度,提高了歸檔質量和檢索速度,有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后,就可把按“卷”立卷歸檔,改為按“件”整理歸檔,大大提高了檔案管理的工作效率。

      2.加強電子檔案管理,有利于提高服務質量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務,加強電子檔案管理,資源信息實現電子化,有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化,大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中,通過互聯網進行傳播,這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理,為讀者提高高質量的服務,要求我們必須拓寬知識面,努力學習新技術,增長技能,提高駕馭現代化技術的能力,使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

      3.加強電子檔案管理,有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進步,越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求,他們不但要看原始的文字資料,更要看原始的圖像、視頻等資料,而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性,逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性,與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系,隨著社會發展和科學技術的進步,檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化,表現出一定的動態性,加強電子檔案的管理,有利于滿足這一多樣化需求。

      三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

      由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化,導致利用工作的復雜性。因此,加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作,需要多方面的密切配合,并從多個角度展開工作。

      1.建立檔案利用制度,整合各類檔案資源。要建立檔案利用審批制度,相關人員需要查閱和利用檔案時,必須獲得檔案主管領導的審批,還要建立檔案利用管理制度,檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動,使檔案收集更為及時,保證電子檔案的及時更新,更好的滿足電子檔案利用者的需求,并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補,整合檔案資源來創新檔案管理模式,實現電子檔案需求利用質的飛躍。

      2.規范檔案利用方式,避免不可挽回損失。電子檔案的利用不能夠無原則,應該根據利用者的情況而定,并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下,對內容不是完全開放的電子檔案,不宜用拷貝的方式提供使用,對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時,有密級的信息內容應進行加密處理,并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改,避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

      員工檔案系統

      3.建立“雙套制”模式,確保重要信息完整。所謂“雙套制”,指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?!半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰,要求檔案人員要緊跟時代步伐,掌握現代信息技術,熟練運用電腦及現代通訊技術,否則就無法介入文檔的形成和保管。另外,“雙套制”所面臨的問題,主要是哪些檔案應該實行“雙套制”,哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法,有選擇性地實行“雙套制”管理,才不會造成人、財、物力的浪費,并且實現對重要信息的完整保存。

      4.加強工作人員管理,提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化,導致了利用工作的復雜化。因此,必須加強對檔案管理工作人員的管理,從思想上認識到檔案管理工作的重要性,從技術上確保檔案管理工作的安全性,達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用,又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護??傊?,必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心,使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度,這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

      現代社會正在跨入“信息時代”,網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用,是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展,電子檔案的管理與利用著眼點要高,立足點要實,要符合本單位的客觀實際,順應其規律,加強科學管理,確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態,使其在社會生活中發揮更大的作用。

      企業員工檔案管理系統的設計思路及工作方法

      業員工檔案管理系統采用關系數據庫,對企業員工的信息以及跟人事相關的工作流程進行集中管理,方便企業建立一個完善的、強大的員工信息數據庫,主要包括后臺數據庫的建立(如:員工的基本信息)和系統開發維護(如:員工信息的添加、刪除以及登陸密碼的修改及前端應用的開發),系統采用的Microsoft SQL Sever2005可以為系統提供安全、穩定、可靠的數據服務。而對于后者則要求應用程序具有準確、完善、易使用等特點。它是以Visual C++和Microsoft SQL Sever2005數據庫作為開發平臺。

      員工電子檔案怎么建立

      員工電子檔案怎么建立

      心理病的診斷主要通過心理癥狀以及排除相應的疾病,同時結合嚴重程度進行綜合判斷。下面是我為大家整理的心理問題的診斷標準,希望對大家有所幫助。

      員工電子檔案怎么做?

      員工電子檔案的建立,和之前使用紙質存檔需要資料都是差不多的。一般情況下,需要以下資料:

      1、基本的個人信息:姓名、學歷、專業、出生年月、籍貫、過往工作經歷等信息;

      2、入職后的工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬的狀況等信息;

      3、入職后的培訓資料、培訓合同等信息;

      4、工作中的獎懲記錄、晉升、調職、績效考核情況等信息。

      員工電子檔案建立時需要注意哪些事項呢

      首先,需要挑選一個靠譜好用的檔案系統,它是企業邁進數字化創新的正確方式。而想要將紙質資料完全轉化為電子資料,檔案系統的便利性、效率、合法性和實際應用,是首選因素。因為,依靠傳統手工作業的方法,收集資料一一再錄入,不光工作量極大,并且效率低容易出錯。所以,遠離紙質檔案系統可以帶來更大的便利和效率。

      其次,檔案系統的安全性,也是需要重點考慮的。因為,涉及到員工的相關信息,而員工是企業發展的主要生產因素,有人才才能推進企業的發展。所以,一旦泄露信息會使員工個人和企業的利益受到侵害。

      另外,建立時能夠對文件進行加密,對訪問者設置權限訪問,必須清楚誰有權訪問哪些文件。這包括確保將某些文件保密以用于隱私目的,也可以使得員工檔案更加安全。

      最后,建立員工電子檔案時應該有多個備份系統,以便即使在緊急情況或停電期間也可以隨時訪問文件。雖然說,電子檔案比紙質檔案遭受無可挽回的損壞的風險較小。但是,為了風險起見,應在不同位置進行備份。

      總之,無紙化是致力于可持續實踐的標志,特別是越來越接近在數字時代,員工電子檔案存儲不僅能減少了紙張和墨水的使用,簡化了文檔維護,降低了存儲費用,這無疑是企業發展的一項進步標志。

      拓展:電子檔案應該如何制作

      一、制定錄入的.規范

      當我們開始使用電子檔案系統時,首先要做的應該是讓相關的員工熟悉如何使用電子檔案,并制定一套統一的錄入規范,這樣才能保障后續的檔案和資料是清晰和有條理的。

      并且,市面上不少軟件能夠提供員工自助服務的渠道,也就是說,只要管理者制作好填寫的電子表格,員工即可通過在線填單,自行輸入和生成電子檔案,極大地降低了人力資源管理者的工作量,同時讓今后的檔案制作變得更智能化。

      二、資料收集和錄入

      接下來,我們要針對已有的紙質檔案,將他們一一轉換成電子檔案。根據需要,我們可以對紙質檔案進行重新的分類和編排,然后有序地進行掃描,或手工錄入電腦,最終形成電子版的檔案資料。

      三、歸類存檔和整理

      檔案資料分門別類地完成錄入后,電子檔案的制作已經算是完成了。因為相比紙質檔案,電子檔案的分類和查找都十分方便,只要規范電子檔案的整理方式,今后就能夠有序的調用和查找資料。當然,針對原有的紙質檔案,對于企業來說仍是重要的機密,我們也要妥善地保管和存放,不能因為有了電子檔案,就隨便地丟棄紙質檔案。

      四、資料備份和共享

      為了避免電子資料丟失,管理者也需要及時地進行數據備份,同時,這也追溯到我們選擇電子檔案系統時,一定要挑選有安全保障的供應商,畢竟電子檔案對于企業來說是十分重要的機密資料,不少優質的電子檔案系統,都是實時備份資料,無需擔心數據丟失的。

      再者就是關于資料的共享,我們應該嚴謹地制定員工訪問權限,合理地安排人力資源專員進行電子檔案的維護和整理,這樣才能確保企業電子檔案系統的有序運作。

      隨著科技日益先進,電子檔案必然是今后的趨勢。相比紙質檔案,電子檔案的制作并不難,并且它可以讓我們從繁重的整理工作中解脫,提高人力資源管理者們的工作效率。其次,我們也不難看出,想要制作好電子檔案,挑選了一款好用和安全的電子檔案系統也是尤為關鍵。

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      檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動??镆讬n案包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

      這些工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的,也有分為 8個環節的,也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統,故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統,各子系統又下分若干層次小系統。
      檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節;檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

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