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      檔案歸檔整理公司(檔案資料整理公司)

      時間:2023-03-09 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

        檔案歸檔整理公司

        檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

      檔案歸檔整理公司(檔案資料整理公司)

        這些工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的,也有分為8個環節的,也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統,故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統,各子系統又下分若干層次小系統。

        檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節;檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

        檔案整理公司怎么做?

        建立檔案管理制度、保密制度、檔案借閱制度以及查檔制度,落實公文、科技檔案、財務檔案管理的工作措施。負責定期收繳各部室存放的需要立卷、歸檔的文件資料,辦理各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作,保證檔案安全、完好無損。是檔案管理員的工作焦點。

        1、作為檔案管理員自然要認真學習檔案法,平時要多看看檔案法律法規,了解檔案管理的中重要性,清楚自己的責任和職責,明白自己應該做什么,不應該做什么等。對自己要求嚴格,熱愛自己的工作,檔案工作做到真實,可靠,保管好檔案資料。

        2、平時及時的收集單位的檔案資料,進行科學合理的整理和分類,及時的歸檔存放,認真填寫標簽,科學裝訂。保持好檔案室的環境衛生和安全工作,不要讓檔案發霉或被蟲咬,還有就是在檔案室內自己不吸煙,也不允許他人吸煙。

        3、履行好借閱手續,不隨意把檔案借閱給他人,經有關領導同意批準好方可同意借閱,做好記錄登記工作,嚴格掌握好借閱的時間。保護好檔案資料,不允許外人對檔案進行拍照,復制,自己絕不泄漏檔案信息,檔案的鑰匙隨身攜帶保管好。

        4、對公司各部室和子公司檔案管理進行監督、指導。負責檔案資料的開發利用,隨時為公司管理需要提供檔案資料。開發計算機信息化檔案管理技術。完成公司報刊雜志征訂、登記工作,進行費用初審,協助處理來信來訪工作,完成主任布置的其他工作。

        公司檔案存檔流程

        各項檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為配合公司檔案管理工作并保證基建工程事業部檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,制定本制度是必需的。下面是我為你整理了檔案管理制度和流程,希望能幫助到您。

        第一條為加強企業檔案工作,促進檔案工作為企業各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規,制定本規定。

        第二條本規定所稱的企業檔案,是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

        第三條企業應遵守《檔案法》,依法管理本企業檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。

        第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。

        中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。

        第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責:

       ?。ㄒ唬┴瀼貓绦小稒n案法》等有關法律、法規和方針政策,制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;

       ?。ǘ┙y籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;

       ?。ㄈ┲笇П酒髽I各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

       ?。ㄋ模┍O督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。

        第六條企業檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業知識和業務能力。

        第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

        第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

        第九條企業根據有關規定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。

        第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管,并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

        第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。

        第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

        第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展,不斷提高檔案管理水平。

        第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,努力開發檔案信息資源,為企業提供及時、有效的服務。

        第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。

        第十六條企業提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權益。

        第十七條國有企業資產與產權發生變動,應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。

        國有企業破產,破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立,檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。

        第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

        第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規定歸檔而造成文件材料損失的,或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。

        第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。

        切合公司實際,根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求,力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依,保證公司的辦公事務有效開展。

        第一章總則

        一、為了加強辦公室管理,明確公司內部管理職責,使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化,結合實際情況,特制訂本制度。

        二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。

        三、切合公司實際,根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求,力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依,保證公司的辦公事務有效開展。

        四、辦公室人員應明確各項工作職責,簡化辦理流程,做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。

        第二章職責范圍

        一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領導,在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。

        二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

        三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作,保證各項事務有序開展。

        四、協調各部門之間的行政關系,為各部門工作開展提供相應的服務。

        五、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善,做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

        檔案歸檔整理公司

        六、收集各部門反饋信息和外部資訊,上傳下達各種指令,及時做出整理,當好領導參謀。

        七、協助其他部門工作,完成上級交代的其他工作,如:名片印制、收發傳真等。

        第三章工作規范

        一、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語規范、行為規范,相關規定按照員工守則細則執行。

        二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。

        第四章辦公室事務管理

        一、文書管理制度

        文件是文書的重要組成部分,文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中,文件特指公司內外部發文文件;而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的,檔案是文書的延續?,F把文件、文書、檔案統歸于文書管理,并對文書管理制度做以下規定。

        (一)文件管理制度

        第一條管理要點

        1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

        2、文件管理的范圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

        3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫,統一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范,表達無歧義。

        4、根據文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。

        第二條制度規范

        1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

        2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

        3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核,總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經理蓋章,簽發。

        4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。

        5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

        6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續,對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經理批準后方可借閱。

        7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。

        8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

        9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。

        第三條文件管理流程設計

        1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

        2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

        3、借閱流程:提出申請,辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

        為了加強檔案管理,規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。

        提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。包括:公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

        一、檔案資料的日常管理:

        1、電子類合同或其他需要保管的電子文件,應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。

        2、文件、合同資料要登記詳細信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便檢索利用。

        3、文件資料、合同要科學排列,按編號順序存放于文件盒內,并加以標識,整齊擺放在文件/檔案柜中。

        二、檔案資料的歸檔范圍

        1、公司對外發出的.公文,如給政府的請示報告類公文等;

        2、公司收到的公文,如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件;

        3、本公司與其他單位來往的文書及權益文書和照片、錄音、錄像等;

        4、公司領導的批示、指示等;

        5、重要的會議材料,包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

        6、反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等;

        7、公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報;

        8、本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料;

        9、本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

        10、本公司發布的各類廣告、宣傳材料;

        11、本公司的`歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

        12、外出公務活動(如學習、考察、調查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

        13、財務檔案資料;

        14、各種實物檔案;

        15、其他具有利用和保存價值的文件資料。

        例如:

        1)工程部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內業資料、竣工資料、設備說明書等);其中前期文件由工程部負責收集,竣工圖由施工單位負責編制;文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等;

        2)客服部:合同評審記錄、房屋租賃合同、協議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等;客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查及分析記錄等

        3)管理部及辦公室:聯絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等。

        三、檔案資料的歸檔要求

        1、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

        2、一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據需要,按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要,原稿須由經辦部門保管,應經總經理批準后妥善保存,辦公室以影印本歸檔。

        3、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

        4、子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

        5、各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無損。

        四、檔案資料的歸檔時間

        1、即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔:

        1)公司規定的密級文件;

        2)重要文件,如政府批文、核準文件、證照等;

        3)合同、協議書等正本及過程資料;

        4)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料;

        5)其他認為需要即時歸檔的資料。

        2、定期歸檔

        1)部門應在每月底前整理歸檔當月文件,編制檔案清單交辦公室;

        2)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司辦公室;

        3、電子聲像檔案的歸檔

        1)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

        2)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成,一般每三個月一次上傳數據。

        3)每年3月底前必須向辦公室移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集,辦公室核實后刻錄成光盤并將數據上傳到公司的云端保管。

        五、檔案保管

        1、檔案編號

        1)檔案按類別應賦予統一名稱,其名稱應簡明扼要,以充分表示檔案內容性質為原則,并且要有一定范疇,不能籠統含糊。

        2)檔案分類各級名稱經確定后,應參照《檔案分類編號規定》,將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

        3)檔案分類編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業務增多時,隨時增補之用。

        4)檔案分類及編號的增補、修訂等由辦公室結合工作和部門要求,組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

        5)建立《檔案目錄》存于案卷盒內,便于查閱。

        六、檔案管理人員職責

        1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

        2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

        3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

        4、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

        5、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。

        6、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

        7、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

        8、不準轉借,必須專人專用。

        9、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

        10、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

        七、檔案保密要求

        1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

        2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。

        3、有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離辦公室。有密級檔案復制時,需經項目經理或副總以上領導批準。

        4、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經部門總監或副總以上領導批準。

        5、外來參觀人員,統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

        6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應根據情節輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。

        八、檔案借閱、借出制度

        1、檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

        2、借閱檔案資料,須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經檔案保管部門負責人批準。

        3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。

        4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經分管副總經理批準。

        5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

        6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。

        7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

        8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經分管副總經理同意,必須外借的,由總經理審批。

        企業檔案該如何整理?

        第一步清理文件,即把上一年收發文及帳外文件材料區分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表,對照條款,逐份文件進行鑒定。

        概要地說,即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:

        永久(Y):

        1.收文中針對性文件:A、看是否主送本單位即批復類文件;B、看內容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。

        2.收文中方針政策性文件,如決定、規定、辦法、意見等。

        3.發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。

        4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報,重要創建活動文件材料等)。

        定期30年(D30):

        1.收文:上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規;

        2.發文:本單位形成的比較重要的業務文件材料(大致包括:內部管理制度,獎勵制度,業務操作規程等)。

        定期10年(D10):

        1.收文:上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件;

        2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

        簡單扼要地講,區(縣)級機關、文件數量比較大,特別是要進館的單位,區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來;文件數量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。

        第二步按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號章”。

        第三步排列文件:區分“黨群”、“行政”、“業務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目,一般設:①黨務、②工會,③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會,在①下按時間排列文件,②③④⑤同上,文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

        行政管理類下設二級類目,一般有:①組織人事;②政(事)務;③財產管理,①下按時間先后排列,②③同理。(政務:文字秘書工作;事務:后勤保障一類;財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。

        業務管理類:本單位業務管理工作中形成的文件材料,要根據各單位主管業務的不同情況,區分屬類、排列文件。

        第四步編號:永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號,一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。

        第五步編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

        第六步填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統一用數字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。

        單位檔案怎么整理

        通過檔案名稱及編號整理

        1、檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內容性質為原則,且有一定范疇,不宜籠統含混。

        2、各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

        3、檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

        4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業務增繁時,隨時增補之用。

        5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改。

        檔號編定整理方法:

        1、案件如系新案,應就“檔案分類編號表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

        2、案件如可歸屬前案,應查明前案之檔號予以同號編列。

        3、檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,編列檔號。

        4、檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。

        保存期限整理:

        文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外,依下列規定辦理:

        1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。

        2、10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。

        3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。

        4、1年保存:結案后無長期保存必要者。

        5、規章由規章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

        公司人事檔案如何整理

        建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。

        (1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。

        (2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。

        檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。

        (3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下:取出應轉走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

        按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。

        (4)保衛保密制度。具體要求如下:對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

        庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗,鎖門。

        (5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

        擴展資料:

        1、員工基本信息登記。

        這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。

        2、員工入職相關審批文件。

        3、員工各類證件。

        這一類檔案很多傳統企業會用復印件,不建議僅保留復印件,因為防止有修改爭議,當然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

        包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習)工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉正申請、每年度工作總結等。

        5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表。

        6、員工在企業里的崗位異動記錄。

        7、員工調薪、獎懲記錄。

        8、勞動合同及保密協議等相關文件。

        如何制作整理公司檔案

        制作整理公司檔案,可以按以下方法:

        1、了解公司檔案情況,擬訂整理方案。應了解立檔公司的情況。公司成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關系、其內部機構、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記,了解全宗的數量,所屬年代或形成時間,主要內容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質量、提供利用時間。

        2、區分檔案全宗和分類情況

        3、細分和組卷、草擬案卷標題

        4、初步排列案卷順序,檢查分類是否合理,并進行適當調整。

        5、全面審查修改完善標題。

        6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的頁號、頁號、件號。

        7、對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位,按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統一,不能隨意變動。

        公司行政部整理檔案一般包括哪些檔案?紙質和電子檔各有哪些?

        檔案電子檔案與傳統檔案管理工作現狀,可知其中存在著一定的問題:

       ?。?)檔案管理工作流程有待進一步的優化與規范;

       ?。?)檔案管理人員專業水平有待提高,電子檔案與傳統檔案管理工作創新性任重道遠。同時,由于實際工作中檔案管理機制不完善,加上其它因素的干擾,可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現象的出現;

       ?。?)傳統檔案受到當前發展形勢的影響,自身的應用范圍受到了一定的制約,即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰。相對而言,電子檔案由于受到計算機網絡及各類信息技術的支持,實際的應用范圍正在擴大。與此同時,為了更好的加深對傳統檔案與電子檔案的深入理解,應了解二者的相關特征。

        傳統檔案的特征為:易識別、存儲形式直觀,但在長時間的保存中可能會丟失或者損害;電子檔案的特征為:檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

        電子檔案與傳統紙質檔案在管理中的區別

        結合電子檔案與傳統紙質檔案的特征及實際的應用概況,可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現在:電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術,能夠進行快速的修改,且不會留下痕跡,其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關鍵信息,可對檔案進行修改。

        因此,電子檔案歸檔中應注重數字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用,確保文件在保存與處理的過程中不會出錯,增強電子文件的真實可靠性,確保電子檔案的法律憑證地位不受影響;相對而言,傳統紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明,可對既有的檔案材料進行修改,修改的過程中由于其為紙制品,缺乏嚴格的驗證程序,材料的保密性要求并不高。

        歸檔時間不同

        當文件辦理完成后,電子檔案可隨時進行歸檔,或在一定的時間內進行統一歸檔,文件形成后可在計算機網絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門,并需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證,最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中,需要進行訪問限制,確保檔案資源的高效利用。

        在這樣的檔案管理工作模式下,確保了檔案的高效歸檔及完整性,避免了檔案流失;傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理,并定期對所有檔案進行更新整理,管理中的流程性突出。

        保管方式及分類、編目等方面的不同

        電子檔案與傳統紙質檔案在保管方式方面的區別有:電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響,需要在計算機網絡及信息技術的支持下進行操作完成。

        同時,檔案部門接收到電子文件后應進行格式轉換,確保電子檔案的統一保存;傳統紙質檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲,管理中占用一定的空間,并需要嚴格控制存儲環境,實際的管理工作難度大。

        電子檔案與傳統紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現在:電子檔案文件比較特殊,需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號,并給出相應的分類號與檔案號,其中采用了全方位的檢索工具,方便了用戶查詢,減輕了檔案管理工作量;傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源,管理中可能會出現人為錯誤。

        保險公司檔案管理辦法

        保險公司的業務檔案既是保險公司經營活動的記錄和反映,也是保險公司經營活動的史料和證據,不僅可以為保險公司的經營決策提供參考,也可以為查證保險公司的業務活動是否合法合規提供證明。保險公司的業務檔案對于國家研究、制定宏觀經濟政策,也有一定的參考價值。

        有鑒于此,保險法對保險公司業務檔案的保管作了專門規定。按照保險法的規定:

        1.保險公司的業務檔案應當包括記錄保險公司經營活動的完整的會計賬簿、原始憑證及有關資料;

        2.記錄保險公司經營活動的賬簿、原始憑證及有關資料應當依法妥善保管,不得損毀或散失;

        3.上述業務檔案的保管期限,自保險合同終止之日起計算,不得少于10年。


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