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      企業文書檔案的整理(企業文書檔案的整理方法)

      時間:2023-03-09 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

        企業文書檔案的整理

        每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規范的還不少,原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。

      企業文書檔案的整理(企業文書檔案的整理方法)

        第一步清理文件,即把上一年收發文及帳外文件材料區分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表,對照條款,逐份文件進行鑒定。

        概要地說,即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:

        永久(Y):

        1.收文中針對性文件:A、看是否主送本單位即批復類文件;B、看內容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。

        2.收文中方針政策性文件,如決定、規定、辦法、意見等。

        3.發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。

        4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報,重要創建活動文件材料等)。

        定期30年(D30):

        1.收文:上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規;

        2.發文:本單位形成的比較重要的業務文件材料(大致包括:內部管理制度,獎勵制度,業務操作規程等)。

        定期10年(D10):

        1.收文:上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件;

        2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

        簡單扼要地講,區(縣)級機關、文件數量比較大,特別是要進館的單位,區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來;文件數量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。

        第二步按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號章”。

        第三步排列文件:區分“黨群”、“行政”、“業務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目,一般設:①黨務、②工會,③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會,在①下按時間排列文件,②③④⑤同上,文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

        行政管理類下設二級類目,一般有:①組織人事;②政(事)務;③財產管理,①下按時間先后排列,②③同理。(政務:文字秘書工作;事務:后勤保障一類;財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。

        業務管理類:本單位業務管理工作中形成的文件材料,要根據各單位主管業務的不同情況,區分屬類、排列文件。

        第四步編號:永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號,一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。

        第五步編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

        第六步填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統一用數字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。

        如何做好企業的文書檔案管理工作

       ?。ㄒ唬┙F代化的文書檔案管理制度

        強化文書檔案的制度化建設,對于提高文書檔案管理效率具有重要意義?,F代化文書檔案管理制度與技巧的結合,可有效保護存儲文書檔案。

        建立現代化的文書檔案管理制度,要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系,以國家文書檔案管理基本原則為指導,結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況,建立起符合自身實際情況的文??檔案管理制度,所建立的制度應當與時俱進,且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性,如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。

        現代化文書檔案制度的建立,能夠改變過往不合時宜的制度,為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式,進而不斷完善文書檔案管理制度和體系,為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外,還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。

        在文書檔案管理工作中,有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善,確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時,還有必要建立文書檔案管理績效考評制度,強化對工作人員的考核,促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中,增強制度的實效性。

       ?。ǘ孟冗M手段實現文書檔案現代化管理

        當前辦公自動化系統得以普及,在具體辦公過程中,通過OA流轉即能夠完成收文和發文,這就要求檔案管理人員要加快文書檔案管理觀念的轉變,充分的利用現代化化手段來提高文書檔案的管理水平。

        因此在文書檔案管理工作中,需要充分的運用現代化管理軟件,依托于計算機技術來對文書檔案進行整理、儲存和查閱。同時還要通過創建OA系統軟件與現代化管理軟件的接口,實現來完成公自動化系統與檔案管理系統之間的無縫對接,這樣電子文件數據通過辦公自動化系統即能夠直接進入到檔案管理系統中,完成歸檔工作。

        而且有效的保證了紙質檔案與電子文檔之間信息的一致性。另外,各機關單位還要通過運用相應的軟件來加快推動檔案管理信息系統的建設,在保證文書檔案質量的基礎上,全面提升文書檔案的應用價值,加快促進文書檔案管理的現代化水平。

       ?。ㄈ┨岣呶臅鴻n案檢索效率

        在文書檔案檢索方面,首先通過對當前的文書檔案進行全面的普查,根據各行業發展的需要,針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除,以減少文書檔案管理工作中內容的重復性;而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除,也是文書檔案管理工作實現標準化與科學化的前提。

        其次,通過對文書檔案進行組合,對于一些內容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷,并重新梳理內容繁雜的檔案,將各檔案之間的聯系明確,以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。

        與此同時,嚴格按照相關標準來規范檔案題名,以提高文書檔案檢索的準確性與效率。因為實施文書檔案的規范分類,其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率,而只有提高文書檔案的題名準確性,才能使檔案發揮其具體的效用。

       ?。ㄋ模┎粩嗤晟坪徒∪臅?a href="http://www.aliceandthecat.com/tags/82.html" target="_self">檔案管理體系

        為了能夠更好的提高文書檔案管理水平,需要在日常工作中注重構建完善的文書檔案管理體系,進一步完善文書檔案管理要求。

        在實際工作中,各單位需要針對自身的實際情況,并按照文書檔案管理的要求來建立健全文書檔案管理體系。同時還要注重文書檔案綜合管理水平的提升,各部門之間在日常工作要做好協調工作,加強工作中的交流和配合,確保實現信息的全面傳輸和實現對文書信息的完整記載。

        文書檔案管理工作是一項長期性及繁瑣的工作,需要在實際工作中配備專業的檔案管理人員,并在實際工作嚴格按照具體的要求來做好檔案資料的收集和整理工作,確保檔案管理人員整體素質的提升,并對每一個檔案人員的相應職責進行明確,全面提升文書檔案現代化管理的質量。

        單位檔案怎么整理

        通過檔案名稱及編號整理

        1、檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內容性質為原則,且有一定范疇,不宜籠統含混。

        2、各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

        3、檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

        4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業務增繁時,隨時增補之用。

        5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改。

        檔號編定整理方法:

        1、案件如系新案,應就“檔案分類編號表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

        2、案件如可歸屬前案,應查明前案之檔號予以同號編列。

        3、檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,編列檔號。

        4、檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。

        保存期限整理:

        文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外,依下列規定辦理:

        1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。

        2、10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。

        3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。

        4、1年保存:結案后無長期保存必要者。

        5、規章由規章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

        制作整理公司檔案,可以按以下方法:

        1、了解公司檔案情況,擬訂整理方案。應了解立檔公司的情況。公司成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關系、其內部機構、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記,了解全宗的數量,所屬年代或形成時間,主要內容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質量、提供利用時間。

        2、區分檔案全宗和分類情況

        3、細分和組卷、草擬案卷標題

        4、初步排列案卷順序,檢查分類是否合理,并進行適當調整。

        5、全面審查修改完善標題。

        6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的頁號、頁號、件號。

        7、對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位,按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統一,不能隨意變動。

        企業文件檔案如何管理

        一、檔案保管的內容和要求

       ?。ㄒ唬n案保管的內容

        檔案保管是維護檔案完整與安全的活動,指采取一定的管理方式和技術手段對檔案進行科學管理與保護,以維護檔案的完整與安全,最大限度延長檔案壽命的工作。其主要內容包括三個方面:

        1.檔案庫房管理

        2.檔案流動過程中的保護

        3.保護檔案的專門措施

       ?。ǘn案保管的基本要求

        1.以防為主,防治結合

        2.加強重點,照顧一般

        二、檔案保管的基本條件

        檔案保管工作基本的物質條件主要有:檔案庫房、檔案裝具、檔案保管設備和檔案的包裝材料。

       ?。ㄒ唬n案館(室)建筑

        1.檔案館建設規模和構成

        檔案館應按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》設計建造。檔案館建筑由檔案庫房、對外服務用房、檔案業務和技術用房、辦公室用房和附屬用房及建筑設備組成。

        2.檔案館的選址

        檔案館的選址應符合下列要求:應選擇工程地質條件和水文地質條件較好地區;應遠離易燃、易爆場所,不應設在有污染腐蝕性氣體源的下風向;應選擇交通便利,城市公用設施比較完備的地區;應選擇地勢較高、排水通暢、空氣通暢和環境安靜的地段。

        3.檔案館的建筑設計

        4.檔案室用房

        檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。

       ?。ǘ┢渌9軛l件

        1.檔案裝具

        我國使用的檔案裝具主要有:檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。其中,活動式檔案密集架在有效利用庫房空間、方便管理和密閉等方面具有較好的性能。

        2.檔案保管設備。

        3.檔案包裝材料。

        我國包裝檔案的材料主要有兩種:卷皮、卷盒等。

        三、檔案庫房管理

       ?。ㄒ唬n案裝具的排列編號

        1.合理布局。2.避光通風。3.整齊有序。

       ?。ǘn案存放

        1.檔案的排列存放

        檔案館對館藏檔案的存放應堅持簡便、實用、便于管理的原則,以全宗為單位排列。

        檔案室的檔案,一般根據檔案的種類實行分類排列,將同一類別的檔案集中存放在一起。

        2.檔案存放位置索引

        檔案存放位置索引是以表冊或卡片的形式記錄和反映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。

        檔案存放位置索引有兩體例:

        一是指明檔案存放位置的索引;

        另一種是指明庫房內裝具所存放檔案的索引。

       ?。ㄈn案管理的應急處置

        檔案管理的應急處置,是指由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序,需要采取應急措施加以處置的工作。

        1.檔案管理的應急處置預案

        2.檔案管理的應急處置措施

        企業文書檔案的整理

        四、檔案保護

       ?。ㄒ唬旆繙貪穸鹊目刂?/p>

        《檔案館建筑設計規范》對于檔案庫房的溫濕度標準作出規定,溫度為14℃~24℃;相對濕度為45%~60%。庫房溫濕度的控制方法很多,主要是通過密閉、通風,結合增溫、降溫、增濕、降濕等措施,使庫房溫濕度控制在標準范圍內。

        1.密閉

        密閉是庫房溫濕度的控制的基礎。。

        2.通風

       ?。ǘ旆康摹鞍朔馈贝胧?/p>

        庫房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜,它們是保障檔案實體安全的主要防護措施。

        1.防火

        檔案庫房裝具應采用金屬柜架,庫房照明燈具及其他電器時,要保證材質、性能上的安全性,安裝時必須按照規范操作,保證線路的安全。

        2.防光

        檔案庫房一般應使用白熾燈為照明光源。

        3.防霉

        滅菌的方法可以分為兩類:一類是物理滅菌法,包括有冷凍真空干燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等方法;另一類是化學滅菌法,包括酒精滅菌、臭氧滅菌、甲醇滅菌、環氧乙烷滅菌等方法。

        4.防蟲

        殺滅害蟲的方法有物理方法和化學方法物理兩種,物理方法主要有低溫殺蟲、高溫殺蟲、射線輻照射殺蟲、氣調殺蟲等;化學方法主要是采用熏蒸殺蟲劑來殺滅害蟲,常用的熏蒸殺蟲劑有硫酸氟、磷化鋁、環氧乙烷等。

       ?。ㄈn案修復

        檔案修復是指使受損或退變檔案恢復或接近原有特征,或對其進行加固的過程,是一項搶救性的保護措施。

        紙質檔案修復技術主要包括去污技術、去酸技術、加固技術、修裱技術、字跡恢復與顯示技術等。

        文書檔案整理與編目方法如下:

        檔案整理的基本方法有兩種:

        1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合成案卷。所謂案卷,就是一組有密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。

        分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料,按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料,進行系統排列和編目。以案卷為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。

        2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。

        文書材料的正本與定稿作為一件,轉發件與被轉發件為一件,正件與附件作為一件,原件與復制件作為一件,來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。

        二、文書材料的整理

        文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業務管理活動中形成的、以文字和紙質為主要信息記錄方式的文件材料。

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        以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規定。

        1、分類

        按照立檔單位的檔案分類方案,在文書部門和業務部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上,將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項分開:

       ?。?)分年度:將文書材料按其形成或針對的年度分開。

       ?。?)分保管期限:根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表,將文書材料按不同的保管期限分開。

       ?。?)分內容(1、分類別:將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題:將文書材料按其內容所反映的問題再詳細分開。

        2、組合(卷)

        組合的基本要求:以問題為主,兼顧其它特征,使文書材料之間的聯系緊密,分級適當,問題單一,類型鮮明,年度不混,保管期限準確。

        3、編目

       ?。?)卷內文書材料排列

        卷內文書材料排列前,要對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊,對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。

        排列時,一般結合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯系進行排列。排列時,批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;案件材料(訴訟檔案除外)中結論性材料在前,依據性材料在后。

       ?。?)編頁號與蓋檔號章

        卷內文書材料排列完畢后,要在文書材料中有字跡和圖表的頁面,一頁編一個號,即頁號。頁號的位置,正面在右上角,反面在左上角。

        整卷裝訂的案卷,如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起,應在第一份文書材料首頁的右上方,加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示;單份裝訂的案卷,應在卷內每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是:

        全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。

        目錄號:對每一本案卷目錄的編號。

        案卷號:對每一個案卷所的編號。

        件號:對案卷中每一份文書材料的編號。

        怎么整理檔案

        檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過程。

        更全面地說,檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱,是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理,主要包括對檔案文件的內容真偽的鑒別,對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。

        檔案實體整理,主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案,進行基本的分類、組合、排列、編目,組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理,主要指檔案的實體整理,它包括以下三方面的工作內容:

       ?。ㄒ唬n案館對接收與征集檔案的整理

        1、系統排列和編目

        在正規的工作條件下,檔案室主要接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣,檔案室和檔案室館的檔案整理工作,主要是對所接收的檔案,在更大的范圍內進一步系統地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的加工等等。

        2、局部調整

        對于已經整理入館、入室保存的檔案,經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查,檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量;另一方面,某些檔案材料由于保存的時間校長,其自身或檔案整理體系發生了變化,因此也必須對其進行整理。

        3、全過程整理

        檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件,這就必須對檔案進行全過程的整理工作,包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。[二]

        檔案整理工作的重要意義:

        它是檔案利用、開放,發揮檔案作用的一項前提條件,是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發檔案信息資源的重要基礎,檔案整理科學化和標準化的提高,對于檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。[三]

        檔案整理的基本要求:

        遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件材料之間的有機聯系;區分文件材料的價值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。[四]

        檔案整理的方法有兩種:

        一是以“案卷”為單位整理。

        按“卷”整理是一種傳統的方法,一般可分以下幾個步驟:

       ?。?)分類。分類方法有多種,常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。

        問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的;

       ?。?)組卷(即組成案卷)。它是檔案整理的最基本環節,其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起,便于保管和利用。

        文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾,為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前,還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整,然后進行具體的系統整理組合。

        對歸檔文件檢察調整的內容包括:應歸檔的文件是否收集齊全完整;歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍;每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系,反映了立卷的特征;檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致,并確定保管期限;檢查各卷夾內文件數量是否適當;

       ?。?)卷內文件材料排列(按文件形成的時間先后或重要程序排列);

       ?。?)編制卷內目錄(樣式附后)和備考表;

       ?。?)按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內;

       ?。?)擬寫案卷標題,填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名,是案卷的名稱,是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切,文字上要簡練通順,標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成;

       ?。?)案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性,一般可按先永久,長期,短期來進行排列,然后按排列順序每年編一個流水號;

       ?。?)編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成,案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

        按“件”整理要以計算機管理為前提條件,主要步驟有:

       ?。?)對歸檔文件逐件裝訂固定;

       ?。?)對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類(不確定期限的,只按年度――問題分類即可);

       ?。?)對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列,其中對成套性文件材料相對集中;(4)根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”(樣式附后),并填寫有關欄目的內容;

        怎樣整理檔案

        1、系統排列和編目

        在正規的工作條件下,檔案室主要接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。

        這樣,檔案室和檔案室館的檔案整理工作,主要是對所接收的檔案,在更大的范圍內進一步系統地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的加工等等。

        2、局部調整

        對于已經整理入館、入室保存的檔案,經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查,檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量;另一方面,某些檔案材料由于保存的時間校長,其自身或檔案整理體系發生了變化,因此也必須對其進行整理。

        3、全過程整理

        檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件,這就必須對檔案進行全過程的整理工作,包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。

        整理過程

        1、折疊整理“”按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程。

        2、折疊來源原則:把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

        3、折疊檔案實體分類:根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

        4、折疊立檔單位:構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。

        5、折疊聯合全宗:由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯系不易區分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。

        6、折疊匯集全宗:由若干個文件數量很少且具有某些共同特征或聯系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。

        7、折疊全宗群:由若干個具有時間、地區、性質等共同特征的全宗組成的群體.

        8、折疊案卷:由互有聯系的若干文件組合成的檔案保管單位。

        9、折疊立卷:將若干文件按形成規律和有機聯系組成案卷的過程。

        10、折疊卷內備考表:卷內文件狀況的記錄單,排列在卷內文件之后。

        11、折疊檔號:以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

        文書檔案整理工作包括哪些內容

        檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內容,希望大家喜歡!

        文書檔案整理工作包括哪些內容

        文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

        (1)分類。分類的一般方法是按照文件材料產生的時間或來源、內容、形式等進行分類。

        企業文書檔案的整理

        (2)立卷。立卷的主要依據是文件材料的問題特征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區特征。

        (3)排列案卷排列較為常用的方法是依據其所反映的工作上的聯系或問題進行排列。

        (4)編目。編目的類型基本有兩種,一種是綜合目錄,一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限來編制。

        文書檔案

        文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。

        由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性,使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義。

        也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統稱,還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用,有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

        拓展延續

        如何做好文書檔案管理工作

        一、優化文書檔案管理制度

        傳統的文書檔案管理制度存在著一定問題,在下一發展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進行大量檔案的管理存放,這種方式雖然簡單易行,但由于所需整理存放的文書檔案數量過多,這樣進行分類太過于籠統化,使日后的查找存在著十分大的困難。

        所以在日后的文書檔案管理要進行細致分類,先以時間為大的分界線將檔案大致的分出,再根據事件的類型進一步分類,最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規定所有人員的工作內容與注意事項,沒有對所有的工作項目進行人員數量的分配,導致有些工作項目中所用的工作人員過多,造成人才資源的浪費。

        在對文書管理人員進行管理優化時,就要合理的裁減與增添各項工作的負責人員,使每一項工作都能高效地進行,每名文書檔案管理工作者都各司其職。

        二、培養管理人員的學習能力

        在新時代的引領下,對所有工作者的學習能力都有很高的要求,所以文書檔案管理人員的學習能力也要進行合理的培養。過去對文書檔案管理人員的要求,只是能夠將所需要進行分類的文書檔案進行系統的分類就可以,所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。

        但現今社會中想要更好的發展,就要進行不斷的學習,只有學習才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現在的文書檔案管理工作者,在工作過程中要對新事物不斷的學習,所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當的了解,這種深層次的了解將有助于工作的順利進行。

        對現代化技術手段的學習也應十分重視,所有的工作者都需要學習現代化的技術,這些技術將在日后的工作過程中得到應用。

        三、利用現代化技術進行文案管理工作

        所謂的現代化技術最多的指對網絡的應用,網絡是近些年來發展十分迅速的一種新型的技術,它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網絡應用于文書檔案管理工作中,將使文書檔案的整理與分析更加精準化,減少了對人力的利用。

        網絡平臺是一個共享的平臺,一些缺少的文書檔案信息將在網絡的幫助下可能被找到,使我國文書檔案工作更加順利的進行。

        分類方法:

        1)保管期限——年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類。

        2)保管期限——年度——問題分類法,即先將應歸檔文件材料按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類,再在年度下按按問題分類。

        3)問題——年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按問題分類,每個問題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。

        4)年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按保管期限分類。

        5)年度——組織機構——保管期限分類法,此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類,其次按照各個部門分類,最后按保管期限分類。

        保管

        我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

        銷毀

        1)制定保管期限表;

        2)制定銷毀檔案的審批制度;

        3)制定銷毀檔案的監銷制度。

        編制

        按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份,一份報批,一份留存。

        如何進行檔案整理

        檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理,歡迎閱讀。

        檔案整理的基本要求:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件材料之間的有機聯系;區分文件材料的價值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

        檔案整理的文件范圍是:凡是本機關工作活動中形成的,具有查考保存價值的文件材料,包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等,在辦理完畢后均須整理保存。

        檔案整理的方法有兩種:

        一是以“案卷”為單位整理。

        二是以“件”為單位整理。

        以“案卷”為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷,就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料,按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料,進行系統排列和編目。

        以“案卷”為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮型號有1.2,1.5,2.0cm三個規格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒,以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。

        一般來講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等),轉發件與被轉發件為一件,正文與附件作為一件,原件與復制件為一件,報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件,來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

        全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理,企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理,整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

        各單位專門業務檔案按照上級業務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現10年)文書檔案,鄉財政所、中心學校等二級機構文書、業務檔案按“卷”整理。

        聲像、電子、實物檔案按“件”整理,電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)執行。

        科技檔案按“卷”整理,整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行?;üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

        會計檔案按“盒(卷)”整理,整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

        按“件”整理的檔案整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

        按“卷”整理的文件整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

        一、檔案的分類原則:以各單位全部檔案為對象,依據其基本職能,結合檔案內容、形成特點以及載體形式,保持檔案之間的有機聯系,實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化,便于檔案的科學管理與開發利用。

        二、檔案的分類和大類設置辦法

        (一)大類的設置原則上每各單位設置八個大類,即文書檔案、業務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

        (二)各類內檔案的分類辦法

        1、文書檔案分類有4種方法

        (1)保管期限---年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類,我縣以“件”整理的檔案多數單位采用這種方法,采用這種分類比較便于操作,尤其對于小單位,而對于大一些的單位,雖說不用份問題,但為了查找方便,還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無奈整理的原則,將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件,在實際操作中,如果上、下級文件不多,則和本級合并裝盒歸檔,如果上級文件和下級文件較多,則將上、下級文件與本級文件分開,上級排前,本級排中,下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下,從“1”開始編制一個大流水號,件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內,從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊排列如圖:

        (2)保管期限---年度---問題分類法,即先將應歸檔文件材料按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業務)分類,此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位,以及上級業務主管部門有文件這樣規定的單位(如縣農業發展銀行)。以“卷”為整理單位的,在按問題整理檔案前,先要按級別分類,上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中,除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的,上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下,從“1”開始編制一個大流水號,件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中,同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

        (3)問題---年度----保管期限分類法,即先將歸檔文件按問題分類,每各問題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業單位(如自來水公司),此種分類法盒號編制方法是同一問題內,從“1”開始編制一個大流水號,件號編制方法是同一年度內,同一保管期限下,從“1”開始編制一個流水號。

        (4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按保管期限分類,此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業采用,他們是按照上級業務主管機關的規定辦的,此種分類法盒號編制方法是同一年度內,從“1”開始編制一個流水號,件號編制方法是同一保管期限下,從“1”開始編制一個流水號。

        2、業務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

        3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

        4、會計類檔案分類有2種方法

        (1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開,再按年度時間排列,歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。

        (2)年度---類別---保管期限的分類方法,首先應分開會計年度,再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證),然后在各類內按保管期限的長短順序排列,一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

        5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法,按載體形式設置三級類目時,音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

        6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

        7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-,實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類,也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

        8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規、業務、其他。

        三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

        (一)全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號,如邵東一中,縣檔案館確定其全宗號為“142”,標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.

        (二)目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號,在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號,企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位,可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置??砂床煌瑫r間,不同組織結構,不同保管期限,不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。

        每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即,案卷目錄內案卷數量不足1000時,一般不另立案卷目錄,亦不另編案卷目錄號;案卷數量超過1000時,一般應另立案卷目錄,并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。

        不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時,省略間隔符。

        1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業務檔案(如果一個單位的業務檔案門類很多,可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

        2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

        3、目錄號編制示例

        業務檔案目錄號y1代表永久類的業務檔案;Y2代表長期(或30年)類的業務檔案;y3代表短期(或10年)類的業務檔案。

        (三)案卷(件)號、頁號

        1、案卷號是目錄內案卷的順序編號,案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號,不應有空號,在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現重復的案卷號,每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。

        以“卷”整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號,再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表,賬本,憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號,在每一個案卷內編寫頁號。

        2、件號即歸檔文件的排列順序號,它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號,每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館,重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

        3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號,不應有空號。

        四、檔案整理的質量要求:

        (一)組合(卷)要求;以問題為主,兼顧其它特征,使文書材料之間的聯系緊密,分級適當,問題單一,類型鮮明,年度不混,保管期限準確。

        1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整,一個問題的構件不能缺漏,字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。

        若底稿是直接在計算機上起草的打印件,則一般只要收集發文稿紙與印件,其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示,應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

        2、分類科學。全宗內檔案整理采用統一的分類方案,分類層次清楚,類、項、目概念明確,并列的類別之間界限分明,不互相交叉或重合。

        3、保持文件內在聯系。

        A.時間聯系。要求區分年度,不同年度的文件不得混淆,一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發日期(成文日期)為準,據以判定文件所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件,統一按簽發日期(成文日期),電報以發出日期,判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況,按以下原則處理:

        (1)跨年度的請示與批復、來文與復文,放在復文年度;沒有復文的,放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的,可標起止時間;跨年度的規劃、計劃、預算,放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算,放在文件內容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件,放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件,放在結案的年度;法規性文件放在公布或批準的年度。

        (2)按專門年度(如教學年度)形成的文件,放在專門年度組卷。

        (3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期,據以按年度合理歸類。

        (4)臨時性機構,存在時間不長(兩年以內),文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

        B.來源聯系。要求區分級別,將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件,如本單位的請示與上級機關的批復,下屬機關的請示與本單位的批復,應與本單位的文件放在一起組卷。

        C.內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等,一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發件與被轉發件放在一起組卷。

        文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時,可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料,如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目,分別存放,并在目錄中加注說明。在按問題分類時,文件歸檔應按其主要內容有規律地進行,并保持連續性,某個內容的文件在去年放入哪類中,今年亦歸入同一類中,不要根據一時的需要隨便更改,以免給將來的查找利用帶來不便。

        4、正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表,將文書材料按不同的保管期限分開。

        A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表,將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開。

        (1)永久保存的.文件有以下八個重要方面:

        一是本機關制定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解,可以細化為法律、法規、條例和政策性文件材料。

        二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機關性質來比較,對本機關只要具有重要影響力的活動都算。

        比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

        三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。

        四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。

        五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。

        六是本機關房屋買賣土地征用,重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

        七是上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料,主要是指法律、法規、條例、業務標準、中長期發展規劃等。

        八是同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性,是否永久保管,要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

        (2)定期保管的文書檔案主要包括:

        一是本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等文件材料。

        二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料;

        三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛等一般性文件材料。

        四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。

        五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統工程,是分階段進行的,那么在各階段形成的文件材料,只能當成一般性的業務。至于一般性的工作報告、總結、統計表,是指機關各部門自己形成的,僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。

        六是上級機關制發的關于本機關主管業務,但要貫徹執行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料),這一條幾乎大多數機關都有,雖是普發性的,但不是事物性的,而是需要貫徹執行的。

        七是上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的文件材料。在這一條中提到上級或同級,不一定是本機關的主管業務,但又需參照執行,比如財政、人事、勞動等部門制發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。

        八是同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

        九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規劃)、總結、統計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規性、技術性等方面的問題。

        (3)根據本單位的保管期限表,對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。

        如全縣教育工作會議材料,除了先進事跡是30年,其余都是永久,那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中,全部定為永久。三是上級業務主管部門文件永久從嚴(政策法規、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年

        B、會計檔案。

        (1)會計憑證:保管15年。

        (2)會計帳?。含F金日記帳、銀行日記帳保管25年,總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。

        (3)會計報表:決算報表永久保管(包括文字分析),會計月報表保管15年。

        (4)其他類:會計移交清冊保管15年,會計檔案保管、銷毀清冊為永久,銀行余額調節表、銀行對帳單保管5年。

        C、科技檔案?;?、科研:永久,設備檔案:長期。

        E、音像、電子、實物檔案:永久。

        F、業務檔案保管期限按上級業務主管部門要求或縣檔案根據其單位業務檔案存在的價值確定。

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