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      鄭州市建設工程檔案裝訂(建設工程檔案裝訂規范)

      時間:2022-09-15 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

        工程檔案主要按工程項目或建設項目分類。按照工程項目進行分類,就是將一個工程項目的全部工程檔案集中在一起,再按專業或其他特征劃分不同層次的類目,反映出工程項目的全貌,便于不同項目基建工程檔案的提供利用。

      鄭州市建設工程檔案裝訂

        鄭州市建設工程檔案裝訂

        一、工程檔案資料歸檔責任劃分

        1、工程準備資料(包括開發報建、招投標資料等),由各經辦部門直接向監察室歸檔。

        2、工程監理資料主要由監理單位負責編制并歸檔。

        工程監理資料由具有工程監理職責工程部形成的,監理工程師將監理過程資料在三天內,其它監理資料在階段性工程完成后統一移交工程部資料。

        已委托監理單位的工程監理資料,由委托監理單位形成、編制、保管,待該工程完成后統一移交工程部資料室,工程部資料員對監理資料的形成進行監督和檢查。

        3、工程施工資料,主要由工程部監督控制,施工單位進行具體編制、收集、整理,并在每項分部工程完成后,一個月內統一移交工程部資料室。

        4、工程竣工驗收資料,由工程部組織,施工單位進行驗收資料編制、收集并按規定移交給工程部匯總,由工程部牽頭,施工單位配合報送城建檔案館。

        5、工程結算資料,主要由施工單位及承包單位按照集團公司工程結算目錄進行收集整理,經工程部審核,報工程主管領導審批,加蓋工程部公章,提交給預決算部,由預決算部門在結算完畢后定期向監察室歸檔。

        二、工程部日常保管資料

        1、監理規劃、細則及旁站方案:工程開工后,經工程部負責人審核,報公司主管領導審批,加蓋監理公司公章,10天內交工程部資料室存檔。

        2、工程開工報告及開工令:在工程開工3日內,由監理工程師向工程部資料室歸檔。

        3、分包單位資質報驗:分包單位進場10天內將單位資質文件復印件加蓋責任單位公章后,提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設單位、監理單位、(主體)施工單位、設計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

        4、監理日志:原則上要求監理工程師每寫完一本監理日志應于當天上交工程部資料室或監理公司資料員歸檔。

        5、監理月報、總結:監理工程師每月底將監理月報表報工程部(或監理單位項目)負責人審批后蓋章,向工程部(或監理單位)資料員移交存檔,資料員需檢查監理月報是否規范及符合要求。工程完工后,由項目經理編寫監理工程總結,經監理總監簽字,報工程主管(或監理單位)領導審批后蓋章,10天內向工程部(或監理單位)資料員移交存檔。

        6、監理工作聯系單及回復:施工單位來文,由工程部資料員統一接收,監理工程師審查后,由監理工程師或工程部資料員將回復下發給相關單位。同時工程部資料員將每份的聯系單及相關回復要合并一起存檔。

        7、往來函件:由工程部資料員統一負責收發,公司內部往來函件和施工單位的往來函件要分開,分別編制序號后當天存檔。

        8、旁站記錄:監理工程師在旁站工作完成后2天內將旁站記錄交資料員歸檔。

        9、單位工程坐標定位測量記錄:工程開工前1周內上報資料室存檔,測量記錄必須有建設、施工、監理、設計等單位簽字并加蓋公章。

        10、簽證、委托、進度申請:監理工程師辦理審批手續完畢后按相關制度規定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經工程部負責人簽字,報公司主管領導審批;進度申請經工程部負責人審批,辦理用印后由監理工程師或工程部資料員第二天分發給相關部門及施工單位,同時工程部資料室存檔1份。

        11、施工圖紙:由總工室直接下發給工程部資料員,再由資料員分發給相關工程師。工程部資料室收到圖紙的當天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。

        12、檢測報告、勘察報告:相關項目檢測完畢由相關單位在1個月內交工程部資料員按照單位工程進行分類歸檔。

        13、合同、施工許可證、規劃證等項目證照復印件:施工現場保存復印件備查,由資料員統一保管并存放入柜,任何人不能隨意復印,也不能帶出辦公區域及外借給其他部門。

        14、結算資料:施工單位報送的結算資料,經監理工程師審核通過,項目經理、工程部負責人、公司主管領導審批后,由相關單位給預決算部報一份,由工程部資料員給施工單位一份,同時,資料室存檔1份。

        15、材料報驗:施工單位上報的材料報驗資料,監理工程師在3天內簽字報工程部負責人審批后蓋章,由監理工程師或資料員下發給施工單位,并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗報告不是原件的要加蓋材料商的公章,并注明原件存放處。

        16、施工報驗資料(包括各種施工記錄):施工單位上報的隱蔽驗收記錄、檢驗批驗收記錄等施工記錄,工程師在收到后3天內簽字,經工程部負責人在報驗資料臺帳上審批,報驗資料蓋章完畢后,由監理工程師或工程部資料員下發給施工單位,并由工程部資料員按照單位工程進行分類存檔。

        17、圖紙會審及設計變更:圖紙會審及設計變更要按照單位工程進行分類歸檔,設計院下發的設計變更要首先交給工程部資料員,由資料員分發給相關工程師,下發的資料要相關人員簽收,簽收日期精確到時分。工程部資料室同時保留1份存檔。

        18、施工組織設計及分部工程施工方案:施工單位上報的《施工組織設計》經監理公司審核同意后7天內歸檔?!妒┕そM織設計》中的施工單位及監理單位都必須加蓋公章,總監要簽名并加蓋總監注冊章?!熬幹迫恕焙汀皩徟恕钡葯趦鹊暮炞直仨毷趾?,施工單位審批人必須是施工單位技術負責人。不對外報送的工程《施工組織設計》中監理單位須加蓋監理項目章,但可不必加蓋公章,總監也不必簽名,其它按上述要求辦理。

        三、須移交檔案部門資料

        項目竣工后,工程部必須向當地城建檔案館移交竣工資料,并同時應向監察室移交除一套完整的竣工資料(包含工程準備階段、監理資料、施工過程資料、竣工驗收資料及竣工圖)外,還需要將該項目工程建設過程性管理資料移交保管。

        具體移交內容及對象如下:

        四、移交資料要求

        1、歸檔工程文件組卷分類必須清楚,將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊,并按工程進度依次編制流水編號。

        2、移交資料類別必須齊全,內容完整。

        3、歸檔的工程文件原則上為原件。沒有原件時,復印件要清晰,并注明原件存放位置。

        4、歸檔文件應字跡清楚、簽字蓋章手續完備。

        5、工程資料統一采用A4紙規格,不符合標準的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達到A4幅面(297mm×210mm)規格,圖標欄露在外面。由政府及專業檢測機構編制的裝訂成冊的文件材料(如勘察報告)除外。

        6、工程資料盡量使用計算機打?。ê灻腿掌诔猓?,不得使用涂改液修改;簽字和蓋章程序要完備,不得使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙等易褪色的書寫材料。

        7、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖,不能使用二底圖。計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖的復印件。

        8、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章和設計出圖專用章??⒐D的折疊方式要符合檔案館的要求(一般情況下是折成手風琴的樣式,見下圖1)竣工圖章的基本內容應包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。

        竣工圖章應使用不褪色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方空白處。(圖章示例見下圖)

        9、凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖,并在圖標上方或旁邊以文字注明變更修改依據。

        10、制作竣工圖只能以圖紙會審、設計變更、工程洽商單三種為修改依據。

        五、整理規范程序

       ?。ㄒ唬┵Y料的整理及排列

        1、整理方法

        日常收集整理:按項目-單位工程進展先后所形成的資料類型裝盒,按《工程技術資料歸檔移交規范整理要求列表》分類組卷。

        附件1:工程技術資料歸檔移交規范整理要求列表

        1、勘察報告

        按項目綜合組卷

        2、分包單位資質報驗

        按項目綜合組卷

        3、監理規劃、細則及旁站方案

        按單位工程分類型分別組卷

        4、監理日志

        按單位工程組卷

        5、監理月報

        按單位工程組卷

        6、監理總結

        按單位工程組卷

        7、旁站記錄

        按單位工程組卷

        8、監理工作聯系單及回復

        按單位工程、工序組卷

        9、往來函件

        按項目-施工單位綜合組卷

        10、工程開工報告及開工令、進場通知、延期批復

        按單位工程分類型分別組卷

        11、施工組織設計及分部工程施工方案

        按單位工程組卷

        12、材料報驗

        按單位工程、分專業組卷

        13、檢測報告

        按單位工程組卷

        14、竣工資料(含各種施工記錄)

        按單位工程組卷

        備注:對于單位工程的劃分,可以參照施工許可證或者根據現場實際情況劃分,比如高層,可能是幾棟樓組合在一起才是一個單位工程,對于別墅等資料較少的單體,可以按片區或者組團進行劃分。幾個項目共用并且無法分開的資料,可以組綜合卷。

        移交時整理要求:

       ?。?)清整、檢查各階段形成的資料,確保嚴格按照附件1分類組卷;

       ?。?)督促各工程師清理個人手中資料,將應歸檔的文件補充歸檔;

       ?。?)粘貼案卷背脊:根據資料內容編寫案卷題名及填寫相關內容;

       ?。?)將已裝盒的卷內資料按件進行編流水號,頁號從“1”開始,用鉛筆書寫在文件右下角,雙面書寫的文件,背面在左下角書寫編號,折疊后的圖紙一律寫在右下角,并編制卷內目錄。(見附件)

       ?。?)制作卷封皮及備考表(見附件)

       ?。?)所有收發文要登記臺賬(見如下附件)

        2、整理步驟

        組卷年度:同類型、同一盒中資料最晚形成的時間就是組卷時間。

       ?。?)根據工程進展順序清整已裝盒的資料,先按“單位工程-類型”的標準分類,然后分別按年度先后依次編順序號,如:2002、2003、2004……。

        A、不同檔案盒或卷的排列方法:

        同一個項目竣工工程、同一工程階段的資料,則以組卷年度先后從低年度到高年度依次編號排列,以此類推,案卷盒的排列如:2008、2009……。

        B、同一盒或卷內資料的排列方法:

        同項目、同類型的資料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷內的資料按形成年度先后從低年度到高年度依次編號排列。

        例:某盒中有兩卷,即01、02,分別形成年度為2000、2001年,在盒中依次排列為2000、2001;又以某卷為例:某卷最早年度為1999,最晚年度為2001,卷內文件依次排列為1999、2000、2001年,其組卷年度為2001年)。

       ?。?)按工程進展分類型、分專業逐一清查盒中內容,按照類別進行組卷裝訂,不同類別的資料要分開裝訂,如工程開工令,同一個單位工程的則按照時間順序裝訂在一起組成一卷,即使資料再少,也不能將不同類型的資料裝訂成一卷。

        不同內容的案卷可以放在同一個檔案盒中,該盒案卷題名根據盒內案卷的主要內容綜合而成,比如一個檔案盒中包含工程開工令、工程延期報告兩卷資料,可以概括為:某某項目工程開工令、工程延期報告等資料。

        當同一類文件數量較多,可以組成多卷時,這些案卷的題名相同,題名后面加上括號,括號內以簡短文字概括本卷內容。

       ?。?)盒中每卷必須編制卷內目錄與該卷一起裝訂,以便及時查閱相關卷內內容。

       ?。?)填寫《檔案資料移交書》,向檔案部門正式辦理資料移交手續,并進行清點雙方簽字認可。

        3、檔案盒背脊格式:(參見以下附件)

        六、工程資料分類原則

        分類原則:按照各單位工程項目先分大類,再分小類。

        1、根據工程項目的大小,預先分配一定數量或一片區域的鐵皮柜空間;

        2、把預留的鐵皮柜分配到這個項目的每個單位工程,項目中的每個單位工程至少有一個鐵皮柜,根據工程進度及工程規模進行合理逐步增加鐵皮柜數量;

        3、監理文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業立卷;

        施工文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業立卷;

        竣工圖可按單位工程、子單位工程、專業立卷。

        七、工程部移交資料流程

        八、注意事項

        1、工程部資料員必須集中管理本部門的工程資料,任何人不得擅自將工程技術資料保留在個人手中。工程師在收到資料后,必須在規定時間內審批完畢,并及時向工程部資料室歸檔。

        2、工程資料的分類要科學合理,原則上都要按照項目-單位工程進行分柜分類。工程部資料員收到資料后要及時歸檔編目,不得出現資料堆積的情況。

        3、工程部資料室的檔案柜要隨用隨鎖,資料員離開電腦時要鎖屏,并定期更換密碼。

        4、各種資料的收發臺帳要登記及時詳盡,重要資料的收發臺帳(比如設計變更、圖紙)要詳細登記到時分。

        5、工程師向工程部資料室借閱資料要辦理登記相關手續,不得隨意翻閱工程部資料室的資料。借閱審批要嚴格,要有部門領導簽字并建立借閱臺帳。

        6、總工室下發的聯系函件中涉及設計變更的要和其它設計變更的資料放在一起。

        7、與外單位的聯系函,有未取走函件的要及時跟蹤并在臺帳中標記,以便日后利用。

        8、給各部門的聯系函需要按照部門進行分類,主要有物業、總工室、產品質量監察中心及工程技術部。

        9、紙質臺帳和電子臺帳要一一對應。

        10、檔案盒中不能出現夾帶其它不相關資料的現象。

        11、工程資料中的工程名稱、規模、相關施工單位等信息要與施工許可證、規劃許可證及規劃驗收證一致。

        12、工程資料中的簽字蓋章手續要完備,不得出現漏簽字漏蓋章的情況。

        13、監理日志的內容要詳盡,如工程現狀、工程進度、存在問題及改進措施等,每項工程階段性完成后及時向工程部資料室歸檔,嚴禁在監理日志上亂涂亂畫。

        14、分包資質要在分包單位進場10天內交工程部資料室存檔,分包單位主要包括建設單位、監理單位、主體施工單位、設計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

        建設工程檔案裝訂規范

        目次

        1總則

        .........................................................................................6

        2術語

        .........................................................................................7

        3基本規定

        ..................................................................................9

        4工程文件的歸檔范圍及質量要求

        ..................................................10

        4.1工程文件的歸檔范圍

        ...............................................................10

        4.2歸檔文件的質量要求

        ...............................................................10

        5工程文件的立卷

        ................................................................12

        5.1立卷的原則和方法

        ...................................................................12

        5.2卷內文件的排列

        .......................................................................12

        5.3案卷的編目

        ..............................................................................12

        5.4案卷裝訂

        ............................................................................14

        5.5卷盒卷夾案卷脊背

        ...........................................................14

        6工程文件的歸檔

        ...........................................................................15

        7工程檔案的驗收與移交

        ................................................................16

        附錄A建設工程文件歸檔范圍和保管期限表

        ...................................17

        附錄B卷內目錄式樣

        ......................................................................33

        附錄C卷內備考表式樣

        ..................................................................34

        附錄D案卷封面式樣

        ......................................................................35

        附錄E案卷脊背式樣

        ......................................................................36

        本規范用詞說明

        ................................................................................37

        1總則

        1.0.1為加強建設工程文件的歸檔整理工作統一建設工程檔案的驗收標準建立完整準確的工程檔案制定本規范。

        1.0.2本規范適用于建設工程文件的歸檔整理以及建設工程檔案的驗收專業工程按有關規定執行。

        1.0.3建設工程文件的歸檔整理除執行本規范外尚應執行現行有關標準的規定

        2術語

        2.0.1建設工程項目(construction project)經批準按照一個總體設計進行施工經濟上實行統一核算行政上具有獨立組織形式實行統一管理的工程基本建設單位它由一個或若干個具有內在聯系的工程所組成。

        2.0.2單位工程(single project)具有獨立的設計文件竣工后可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程并構成建設工程項目的組成部分。

        2.0.3分部工程(subproject)單位工程中可以獨立組織施工的工程。

        2.0.4建設工程文件(construction project document)在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄包括工程準備階段文件監理文件施工文件竣工圖和竣工驗收文件也可簡稱為工程文件。

        2.0.5工程準備階段文件(seedtime document of aconstruction project)工程開工以前在立項審批征地勘察設計招投標等工程準備階段形成的文件。

        2.0.6監理文件(project management document)監理單位在工程設計施工等監理過程中形成的文件。

        2.0.7施工文件(constructing document)施工單位在工程施工過程中形成的文件。

        2.0.8竣工圖(as-bui1d drawing)工程竣工驗收后真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。

        2.0.9竣工驗收文件(handing over document)建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。

        2.0.10建設工程檔案(project archive)在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字圖表聲像等各種形式的歷史記錄也可簡稱工程檔案。

        2.0.11案卷(file)由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位。

        2.0.12立卷(filing)按照一定的原則和方法將有保存價值的文件分門別類整理成案卷亦稱組卷。

        2.0.13歸檔(putting into record)文件形成單位完成其工作任務后將形成的文件整理立卷后按規定移交檔案管理機構。

        3基本規定

        3.0.1建設勘察設計施工監理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍。

        3.0.2在工程文件與檔案的整理立卷驗收移交工作中建設單位應履行下列職責:

        1在工程招標及與勘察設計施工監理等單位簽訂協議合同時應對工程文件的套數費用質量移交時間等提出明確要求。

        2收集和整理工程準備階段竣工驗收階段形成的文件并應進行立卷歸檔

        3負責組織監督和檢查勘察設計施工監理等單位的工程文件的形成積累和立卷歸檔工作也可委托監理單位監督檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作。

        4收集和匯總勘察設計施工監理等單位立卷歸檔的工程檔案

        5在組織工程竣工驗收前應提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收未取得工程檔案驗收認可文件不得組織工程竣工驗收。

        6對列入城建檔案館(室)接收范圍的工程工程竣工驗收后3個月內向當地城建檔案館(室)移交一套符合規定的工程移交。

        3.0.3勘察設計施工監理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。

        3.0.4建設工程項目實行總承包的總包單位負責收集匯總各分包單位形成的工程檔案并應及時向建設單位移交各分包單位應將本單位形成的工程文件整理。

        立卷后及時移交總包單位建設工程項目由幾個單位承包的各承包單位負責收集整理立卷其承包項目的工程文件并應及時向建設單位移交。

        3.0.5城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸檔工作進行監督檢查指導在

        工程竣工驗收前應對工程檔案進行預驗收驗收合格后須出具工程檔案認可文件。

        4工程文件的歸檔范圍及質量要求

        4.1工程文件的歸檔范圍

        4.1.1對與工程建設有關的重要活動記載工程建設主要過程和現狀具有保存價值的各種載體的文件均應收集齊全整理立卷后歸檔。

        4.1.2工程文件的具體歸檔范圍應符合本規范附錄A的要求

        4.2歸檔文件的質量要求

        4.2.1歸檔的工程文件應為原件

        4.2.2工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察設計施工監理等方面的技術規范標準和規程。

        4.2.3工程文件的內容必須真實準確與工程實際相符合

        4.2.4工程文件應采用耐久性強的書寫材料如碳素墨水藍黑墨水不得使用易褪色的書寫材料如:紅色墨水純藍墨水圓珠筆復寫紙鉛筆等。

        4.2.5工程文件應字跡清楚圖樣清晰圖表整潔簽字蓋章手續完備

        4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297mm 210mm)圖紙宜采用國家標準圖幅。

        4.2.7工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大耐久性強的紙張圖紙一般采用藍曬圖竣工圖應是新藍圖計算機出圖必須清晰不得使用計算機出圖的復印件。

        4.2.8所有竣工圖均應加蓋竣工圖章

        1竣工圖章的基本內容應包括:竣工圖字樣施工單位編制人審核人

        技術負責人編制日期監理單位現場監理總監

        2竣工圖章示例如下(圖4.2.8):

        3竣工圖章尺寸為:50mm 80mm

        4竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥應蓋在圖標欄上方空白處

        4.2.9利用施工圖改繪竣工圖必須標明變更修改依據凡施工圖結構工藝平面布置等有重大改變或變更部分超過圖面1/3的應當重新繪制竣工圖。

        4.2.10不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法(GB/10609.3 89)

        統一折疊成A4幅面(297mm 210mm)圖標欄露在外面

        5工程文件的立卷

        5.1立卷的原則和方法

        5.1.1立卷應遵循工程文件的自然形成規律保持卷內文件的有機聯系便于檔案

        的保管和利用

        5.1.2一個建設工程由多個單位工程組成時工程文件應按單位工程組卷

        5.1.3立卷可采用如下方法:

        1工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件監理文件施工文件

        竣工圖竣工驗收文件5部分

        2工程準備階段文件可按建設程序專業形成單位等組卷

        3監理文件可按單位工程分部工程專業階段等組卷

        4施工文件可按單位工程分部工程專業階段等組卷

        5竣工圖可按單位工程專業等組卷

        6竣工驗收文件按單位工程專業等組卷

        5.1.4立卷過程中宜遵循下列要求:

        1案卷不宜過厚一般不超過40mm

        2案卷內不應有重份文件不同載體的文件一般應分別組卷

        5.2卷內文件的排列

        5.2.1文字材料按事項專業順序排列同一事項的請示與批復同一文件的印本

        與定稿主件與附件不能分開并按批復在前請示在后印本在前定稿在后

        主件在前附件在后的順序排列

        5.2.2圖紙按專業排列同專業圖紙按圖號順序排列

        5.2.3既有文字材料又有圖紙的案卷文字材料排前圖紙排后

        5.3案卷的編目

        5.3.1編制卷內文件頁號應符合下列規定:

        1卷內文件均按有書寫內容的頁面編號每卷單獨編號頁號從1開始

        2頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角雙面書寫的文件正面在右下角

        背面在左下角折疊后的圖紙一律在右下角

        3成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料自成一卷的原目錄可代替卷內目錄不必重新編寫頁碼

        4案卷封面卷內目錄卷內備考表不編寫頁號

        5.3.2卷內目錄的編制應符合下列規定:

        1卷內目錄式樣宜符合本規范附錄B的要求

        2序號:以一份文件為單位用阿拉伯數字從1依次標注

        3責任者:填寫文件的直接形成單位和個人有多個責任者時選擇兩個主要責

        任者其余用等代替

        4文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號

        5文件題名:填寫文件標題的全稱

        6日期:填寫文件形成的日期

        7頁次:填寫文件在卷內所排的起始頁號最后一份文件填寫起止頁號

        8卷內目錄排列在卷內文件首頁之前

        5.3.3卷內備考表的編制應符合下列規定:

        1卷內備考表的式樣宜符合本規范附錄C的要求

        2卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數各類文件頁數(照片張數)以及立

        卷單位對案卷情況的說明

        3卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后

        5.3.4案卷封面的編制應符合下列規定:

        1案卷封面印刷在卷盒卷夾的正表面也可采用內封面形式案卷封面的式

        樣宜符合附錄D的要求

        2案卷封面的內容應包括:檔號檔案館代號案卷題名編制單位起止日期

        密級保管期限共幾卷第幾卷

        3檔號應由分類號項目號和案卷號組成檔號由檔案保管單位填寫

        4檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號檔案館代號由檔案館填寫

        5案卷題名應簡明準確地揭示卷內文件的內容案卷題名應包括工程名稱專業名稱卷內文件的內容

        6編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者

        7起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期

        8保管期限分為永久長期短期三種期限各類文件的保管期限詳見附錄A

        永久是指工程檔案需永久保存

        長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命

        短期是指工程檔案保存20年以下

        同一案卷內有不同保管期限的文件該案卷保管期限應從長

        9密級分為絕密機密秘密三種同一案卷內有不同密級的文件應以高密

        級為本卷密級

        5.3.5卷內目錄卷內備考表案卷內封面應采用70g以上白色書寫紙制作幅面

        統一采用A4幅面

        5.4案卷裝訂

        5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式文字材料必須裝訂既有文字材料又

        有圖紙的案卷應裝訂裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法要整齊牢固便于保管

        和利用

        5.4.2裝訂時必須剔除金屬物

        5.5卷盒卷夾案卷脊背

        5.5.1案卷裝具一般采用卷盒卷夾兩種形式

        1卷盒的外表尺寸為310mm 220mm厚度分別為20 30 40 50mm

        2卷夾的外表尺寸為310mm 220mm厚度一般為20 30mm

        3卷盒卷夾應采用無酸紙制作

        5.5.2案卷脊背

        案卷脊背的內容包括檔號案卷題名式樣宜符合附錄E

        6工程文件的歸檔

        6.0.1歸檔應符合下列規定:

        1歸檔文件必須完整準確系統能夠反映工程建設活動的全過程文件材

        料歸檔范圍詳見附表A文件材料的質量符合4.2的要求

        2歸檔的文件必須經過分類整理并應組成符合要求的案卷

        6.0.2歸檔時間應符合下列規定:

        1根據建設程序和工程特點歸檔可以分階段分期進行也可以在單位或分部

        工程通過竣工驗收后進行

        2勘察設計單位應當在任務完成時施工監理單位應當在工程竣工驗收前

        將各自形成的有關工程檔案向建設單位歸檔

        6.0.3勘察設計施工單位在收齊工程文件并整理立卷后建設單位監理單位應根據城建檔案管理機構的要求對檔案文件完整準確系統情況和案卷質量進行審查審查合格后向建設單位移交。

        6.0.4工程檔案一般不少于兩套一套由建設單位保管一套(原件)移交當地城建檔案館(室)。

        6.0.5勘察設計施工監理等單位向建設單位移交檔案時應編制移交清單雙方簽字蓋章后方可交接。

        6.0.6凡設計施工及監理單位需要向本單位歸檔的文件應按國家有關規定和本規范附錄A的要求單獨立卷歸檔。

        7工程檔案的驗收與移交。

        7.0.1列入城建檔案館(室)檔案接收范圍的工程建設單位在組織工程竣工驗收前應提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收建設單位未取得城建檔案管理機構出具的認可文件不得組織工程竣工驗收。

        7.0.2城建檔案管理部門在進行工程檔案預驗收時應重點驗收以下內容:

        1工程檔案齊全系統完整。

        2工程檔案的內容真實準確地反映工程建設活動和工程實際狀況。

        3工程檔案已整理立卷立卷符合本規范的規定。

        4竣工圖繪制方法圖式及規格等符合專業技術要求圖面整潔蓋有竣工圖章。

        5文件的形成來源符合實際要求單位或個人簽章的文件其簽章手續完備。

        6文件材質幅面書寫繪圖用墨托裱等符合要求。

        7.0.3列入城建檔案館(室)接收范圍的工程建設單位在工程竣工驗收后3個月內必須向城建檔案館(室)移交一套符合規定的工程檔案。

        7.0.4停建緩建建設工程的檔案暫由建設單位保管。

        7.0.5對改建擴建和維修工程建設單位應當組織設計施工單位據實修改補。

        充和完善原工程檔案對改變的部位應當重新編制工程檔案并在工程竣工驗收。

        后3個月內向城建檔案館(室)移交。

        7.0.6建設單位向城建檔案館(室)移交工程檔案時應辦理移交手續填寫移交目。

        錄雙方簽字蓋章后交接

        附錄A建設工程文件歸檔范圍和保管期限表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        工程準備階段文件一立項文件1項目建議書永久2項目建議書審批意見及前期工作通知書永久3可行性研究報告及附件永久4可行性研究報告審批意見永久5關于立項有關的會議紀要領導講話永久6專家建議文件永久7調查資料及項目評估研究材料長期二建設用地征地拆遷文件。

            1選址申請及選址規劃意見通知書永久

        2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉

        建設用地批準書永久

        3拆遷安置意見協議方案等長期4建設用地規劃許可證及其附件永久5劃撥建設用地文件永久6國有土地使用證永久三勘察測繪設計文件。

            1工程地質勘察報告永久永久

        2水文地質勘察報告自然條件地震調

        查永久永久

        3建設用地釘樁通知單(書)永久

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        4地形測量和撥地測量成果報告永久永久

        5申報的規劃設計條件和規劃設計條件

        通知書永久長期

        6初步設計圖紙和說明長期長期

             7技術設計圖紙和說明長期長期

            8審定設計方案通知書及審查意見長期長期

        9有關行政主管部門(人防環保消防交通園林市政文物通訊保密河湖教育白蟻防治衛生等)批準文件或取得的有關協議永久。

        10施工圖及其說明長期長期11設計計算書長期長期

        12政府有關部門對施工圖設計文件的審

        批意見永久長期

        四招投標文件1勘察設計招投標文件長期2勘察設計承包合同長期長期3施工招投標文件長期4施工承包合同長期長期5工程監理招投標文件長期6監理委托合同長期長期五開工審批文件1建設項目列入年度計劃的申報文件永久

        2建設項目列入年度計劃的批復文件或

        年度計劃項目表永久

        3規劃審批申報表及報送的文件和圖紙永久4建設工程規劃許可證及其附件永久5建設工程開工審查表永久

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        6建設工程施工許可證永久

        7投資許可證審計證明繳納綠化建

        設費等證明長期

        8工程質量監督手續長期六財務文件1工程投資估算材料短期2工程設計概算材料短期3施工圖預算材料短期4施工預算短期七建設施工監理機構及負責人

        1工程項目管理機構(項目經理部)及負

        責人名單長期

        2工程項目監理機構(項目監理部)及負

        責人名單長期長期

        3工程項目施工管理機構(施工項目經

        理部)及負責人名單長期長期

        監理文件

            1監理規劃長期短期監理實施細則長期短期監理部總控制計劃等長期短期

        2監理月報中的有關質量問題長期長期

            3監理會議紀要中的有關質量問題長期長期

            4進度控制

        工程開工復工審批表長期長期工程開工復工暫停令長期長期

        5質量控制不合格項目通知長期長期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        質量事故報告及處理意見長期長期

             6造價控制預付款報審與支付短期月付款報審與支付短期設計變更洽商費用報審與簽認長期工程竣工決算審核意見書長期

        7分包資質分包單位資質材料長期供貨單位資質材料長期試驗等單位資質材料長期

        8監理通知有關進度控制的監理通知長期長期有關質量控制的監理通知長期長期有關造價控制的監理通知長期長期

        9合同與其他事項管理工程延期報告及審批永久長期費用索賠報告及審批長期長期合同爭議違約報告及處理意見永久長期合同變更材料長期長期

        10監理工作總結專題總結長期短期月報總結長期短期工程竣工總結長期長期質量評價意見報告長期長期

        施工文件一建筑安裝工程

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        (一)土建(建筑與結構)工程1施工技術準備文件

        施工組織設計長期技術交底長期長期圖紙會審記錄長期長期長期施工預算的編制和審查短期短期施工日志短期短期

        2施工現場準備控制網設置資料長期長期工程定位測量資料長期長期基槽開挖線測量資料長期長期施工安全措施短期短期施工環保措施短期短期

        3地基處理記錄地基釬探記錄和釬探平面布點圖永久長期驗槽記錄和地基處理記錄永久長期樁基施工記錄永久長期試樁記錄長期長期

        4工程圖紙變更記錄設計會議會審記錄永久長期長期設計變更記錄永久長期長期工程洽商記錄永久長期長期

        5施工材料預制構件質量證明文件及復試

        試驗報告

        砂石磚水泥鋼筋防水材料

        隔熱保溫防腐材料輕集料試驗匯總表長期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        砂石磚水泥鋼筋防水材料

        隔熱保溫防腐材料輕集料出廠證明文

        件長期

        砂石磚水泥鋼筋防水材料

        輕集料焊條瀝青復試試驗報告長期

        預制構件(鋼混凝土)出廠合格證試

        驗記錄長期

        工程物質選樣送審表短期進場物質批次匯總表短期工程物質進場報驗表短期

        6施工試驗記錄土壤(素土灰土)干密度試驗報告長期土壤(素土灰土)擊實試驗報告長期砂漿配合比通知單長期砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告長期混凝土配合比通知單長期混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告長期混凝土抗滲試驗報告長期商品混凝土出廠合格證復試報告長期鋼筋接頭(焊接)試驗報告長期防水工程試水檢查記錄長期樓地面屋面坡度檢查記錄長期

        土壤砂漿混凝土鋼筋連接混凝

        土抗滲試驗報告匯總表長期

        7隱蔽工程檢查記錄基礎和主體結構鋼筋工程長期長期鋼結構工程長期長期防水工程長期長期續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        高程控制長期長期8施工記錄

        工程定位測量檢查記錄永久長期預檢工程檢查記錄短期冬施混凝土攪拌測溫記錄短期冬施混凝土養護測溫記錄短期煙道垃圾道檢查記錄短期沉降觀測記錄長期結構吊裝記錄長期現場施工預應力記錄長期工程竣工測量長期長期新型建筑材料長期長期施工新技術長期長期

        9工程質量事故處理記錄永久10工程質量檢驗記錄

        檢驗批質量驗收記錄長期長期長期分項工程質量驗收記錄長期長期長期基礎主體工程驗收記錄永久長期長期幕墻工程驗收記錄永久長期長期分部(子分部)工程質量驗收記錄永久長期長期

        (二)電氣給排水消防采暖通風

        空調燃氣建筑智能化電梯工程

        1一般施工記錄施工組織設計長期長期技術交底短期施工日志短期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        2圖紙變更記錄圖紙會審永久長期設計變更永久長期工程洽商永久長期

        3設備產品質量檢查安裝記錄設備產品質量合格證質量保證書長期

        設備裝箱單商檢證明和說明書開箱

        報告長期

        設備安裝記錄長期長期設備試運行記錄長期設備明細表長期

        4預檢記錄短期5隱蔽工程檢查記錄長期長期6施工試驗記錄

        電氣接地電阻絕緣電阻綜合布線

        有線電視末端等測試記錄長期

        樓宇自控監視安裝視聽電話等

        系統調試記錄長期

        變配電設備安裝檢查通電滿負荷

        測試記錄長期

        給排水消防采暖通風空調燃

        氣等管道強度嚴密性灌水通水吹

        洗漏風試壓通球閥門等試驗記錄長期

        電氣照明動力給排水消防采暖

        通風空調燃氣等系統調試試運行記

        錄長期

        電梯接地電阻絕緣電阻測試記錄空

        載半載滿載超載試運行記錄平衡

        運速噪聲調整試驗報告長期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        7質量事故處理記錄永久長期8工程質量檢驗記錄

        檢驗批質量驗收記錄長期長期長期分項工程質量驗收記錄長期長期長期分部(子分部)工程質量驗收記錄永久長期長期

        (三)室外工程

        l室外安裝(給水雨水污水熱力燃

        氣電訊電力照明電視消防等)施工文件

        長期

        2室外建筑環境(建筑小品水景道路園

        林綠化等)施工文件長期

        二市政基礎設施工程(一)施工技術準備

        l施工組織設計短期短期2技術交底長期長期3圖紙會審記錄長期長期4施工預算的編制和審查短期短期

        (二)施工現場準備1工程定位測量資料長期長期2工程定位測量復核記錄長期長期3導線點水準點測量復核記錄長期長期4工程軸線定位樁高程測量復核記錄長期長期5施工安全措施短期短期6施工環保措施短期短期

        (三)設計變更洽商記錄1設計變更通知單長期長期2洽商記錄長期長期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        (四)原材料成品半成品構配件設備

        出廠質量合格證及試驗報告

        1砂石砌塊水泥鋼筋(材)石灰瀝青涂料混凝土外加劑防水材料

        粘接材料防腐保溫材料焊接材料等試

        驗匯總表

        長期

        2砂石砌塊水泥鋼筋(材)石灰瀝青涂料混凝土外加劑防水材料

        粘接材料防腐保溫材料焊接材料等質

        量合格證書和出廠檢(試)驗報告及現場復試報告

        長期

        3水泥石灰粉煤灰混合料瀝青混合

        料商品混凝土等試驗匯總表長期

        4水泥石灰粉煤灰混合料瀝青混合

        料商品混凝土等出廠合格證和試驗報告

        現場復試報告長期

        5混凝土預制構件管材管件鋼結構

        構件等試驗匯總表長期

        6混凝土預制構件管材管件鋼結構

        構件等出廠合格證書和相應的施工技術資

        料長期

        7廠站工程的成套設備預應力混凝土張

        拉設備各類地下管線井室設施產品等

        匯總表長期

        8廠站工程的成套設備預應力混凝土張

        拉設備各類地下管線井室設施產品等

        出廠合格證書及安裝使用說明長期

        9設備開箱報告短期(五)施工試驗記錄

        1砂漿混凝土試塊強度鋼筋(材)焊連接

        填土路基強度試驗等匯總表長期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        2道路壓實度強度試驗記錄

        回填土路床壓實度試驗及土質的最大

        干密度和最佳含水量試驗報告長期

        石灰類水泥類二灰類無機混合料基

        層的標準擊實試驗報告長期

        道路基層混合料強度試驗記錄長期道路面層壓實度試驗記錄長期

        3混凝土試塊強度試驗記錄混凝土配合比通知單短期混凝土試塊強度試驗報告長期混凝土試塊抗滲抗凍試驗報告長期混凝土試塊強度統計評定記錄長期

        4砂漿試塊強度試驗記錄砂漿配合比通知單短期砂漿試塊強度試驗報告長期砂漿試塊強度統計評定記錄長期

        5鋼筋(材)焊連接試驗報告長期

        6鋼管鋼結構安裝及焊縫處理外觀質量

        檢查記錄長期

        7樁基礎試(檢)驗報告長期8工程物質選樣送審記錄短期9進場物質批次匯總記錄短期

        10工程物質進場報驗記錄短期(六)施工記錄

        1地基與基槽驗收記錄地基釬探記錄及釬探位置圖長期長期地基與基槽驗收記錄長期長期地基處理記錄及示意圖長期長期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        2樁基施工記錄樁基位置平面示意圖長期長期打樁記錄長期長期鉆孔樁鉆進記錄及成孔質量檢查記錄長期長期鉆孔(挖孔)樁混凝土澆灌記錄長期長期

        3構件設備安裝和調試記錄

        鋼筋混凝土大型預制構件鋼結構等吊

        裝記錄長期長期

        廠(場)站工程大型設備安裝調試記錄長期長期4預應力張拉記錄預應力張拉記錄表長期預應力張拉孔道壓漿記錄長期孔位示意圖長期

        5沉井工程下沉觀測記錄長期6混凝土澆灌記錄長期7管道箱涵等工程項目推進記錄長期8構筑物沉降觀測記錄長期9施工測溫記錄長期

        10預制安裝水池壁板纏繞鋼絲應力測定

        記錄長期

        (七)預檢記錄1模板預檢記錄2大型構件和設備安裝前預檢記錄短期3設備安裝位置檢查記錄短期4管道安裝檢查記錄短期5補償器冷拉及安裝情況記錄短期

        6支(吊)架位置各部位連接方式等檢查

        記錄短期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        7供水供熱供氣管道吹(沖)洗記錄短期8保溫防腐油漆等施工檢查記錄短期

        (八)隱蔽工程檢查(驗收)記錄長期長期(九)工程質量檢查評定記錄

        1工序工程質量評定記錄長期長期2部位工程質量評定記錄長期長期3分部工程質量評定記錄長期長期

        (十)功能性試驗記錄1道路工程的彎沉試驗記錄長期2橋梁工程的動靜載試驗記錄長期3無壓力管道的嚴密性試驗記錄長期

        4壓力管道的強度試驗嚴密性試驗通

        球試驗等記錄長期

        5水池滿水試驗長期6消化池氣密性試驗長期7電氣絕緣電阻接地電阻測試記錄長期8電氣照明動力試運行記錄長期9供熱管網燃氣管網等管網試運行記錄長期

        10燃氣儲罐總體試驗記錄長期11電訊寬帶網等試運行記錄長期

        (十一)質量事故及處理記錄1工程質量事故報告永久長期2工程質量事故處理記錄永久長期

        (十二)竣工測量資料

        l建筑物構筑物竣工測量記錄及測量示意圖永久長期

        2地下管線工程竣工測量記錄永久長期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        竣工圖一建筑安裝工程竣工圖

        (一)綜合竣工圖1綜合圖

        總平面布置圖(包括建筑建筑小品水

        景照明道路綠化等)永久長期

        豎向布置圖永久長期

        室外給水排水熱力燃氣等管網綜

        合圖永久長期

        電氣(包括電力電訊電視系統等)綜

        合圖永久長期

        設計總說明書永久長期2室外專業圖

        室外給水永久長期室外雨水永久長期室外污水永久長期室外熱力永久長期室外燃氣永久長期室外電訊永久長期室外電力永久長期室外電視永久長期室外建筑小品永久長期室外消防永久長期室外照明永久長期室外水景永久長期室外道路永久長期室外綠化永久長期

        續附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        (二)專業竣工圖1建筑竣工圖永久長期2結構竣工圖永久長期3裝修(裝飾)工程竣工圖永久長期4電氣工程(智能化工程)竣工圖永久長期5給排水工程(消防工程)竣工圖永久長期6采暖通風空調工程竣工圖永久長期7燃氣工程竣工圖永久長期二市政基礎設施工程竣工圖1道路工程永久長期2橋梁工程永久長期3廣場工程永久長期4隧道工程永久長期5鐵路公路航空水運等交通工程永久長期6地下鐵道等軌道交通工程永久長期7地下人防工程永久長期8水利防災工程永久長期9排水工程永久長期

        10供水供熱供氣電力電訊等地下

        管線工程永久長期

        ll高壓架空輸電線工程永久長期12污水處理垃圾處理處置工程永久長期13場廠站工程永久長期

        竣工驗收文件一工程竣工總結1工程概況表永久2工程竣工總結永久

        附錄A表保存單位和保管期限

        序號歸檔文件建設單位

        施工單位

        設計單位

        監理單位

        城建檔案館

        二竣工驗收記錄(一)建筑安裝工程

        1單位(子單位)工程質量驗工驗收記錄永久長期2竣工驗收證明書永久長期3竣工驗收報告永久長期

        4竣工驗收備案表(包括各專項驗收認可

        文件)永久

        5工程質量保修書永久長期(二)市政基礎設施工程

        1單位工程質量評定表及報驗單永久長期2竣工驗收證明書永久長期3竣工驗收報告永久長期

        4竣工驗收備案表(包括各專項驗收認可

        文件)永久長期

        5工程質量保修書永久長期三財務文件1決算文件永久2交付使用財產總表和財產明細表永久長期四聲像縮微電子檔案l聲像檔案

        工程照片永久錄音錄像材料永久

        2縮微品永久3電子檔案

        光盤永久磁盤永久

        注表示應向城建檔案館移交

        附錄B卷內目錄式樣

        附錄C卷內備考表式樣

        附錄D案卷封面式樣

        附錄E案卷脊背式樣

        本規范用詞說明

        1.為便于在執行本規范條文時區別對待對要求嚴格程度不同的用詞說明如下:

        (1)表示很嚴格非這樣做不可的用詞:

        正面詞采用必須

        反面詞采用嚴禁

        (2)表示嚴格在正常情況下均應這樣做的用詞:

        正面詞采用應

        反面詞采用不應或不得

        (3)表示允許稍有選擇在條件許可時首先應這樣作的用詞:

        正面詞采用宜

        反面詞采用不宜

        表示有選擇在一定條件下可以這樣做的采用可

        2.條文中指定按其他有關標準規范執行時寫法為:

        應符合的規定或應按執行

        1總則

        2術語

        3基本情況

        4工程文件的歸檔范圍及質量要求

        4.1工程文件的歸檔范圍

        4.2歸檔文件的質量要求

        5工程文件的立卷

        5.1立卷的原則和方法

        5.2卷內文件的排列

        5.3案卷的編目

        5.4案卷裝訂

        5.5卷盒、卷夾、案卷脊背

        6工程文件的歸檔

        7工程檔案的驗收與移交

        附錄A建設工程文件歸檔范圍和保管期限表

        附錄B卷內目錄式樣

        附錄C卷內備考表式樣

        附錄D案卷封面式樣

        附錄E案卷脊背式樣

        本規范用詞說明。

      標簽

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