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      檔案服務外包公司

      時間:2022-05-19 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

        隨著國家行政事業性收費的逐步取消和減征,各級檔案管理部門檔案利用、檔案保管等的收費也都先后取消。中國經濟高速發展帶來的檔案文件數量激增,促使企業的檔案服務外包公司需求市場不斷擴大,按照市場機制運營已成為未來檔案管理的一個新趨勢新內容。

      檔案服務外包公司

        檔案服務外包公司

        國家檔案局在檔案事業“十三五”規劃綱要中提出“鼓勵檔案社會化服務”,并于2017年8月發布了檔案行業標準DA/T68-2017《檔案服務外包工作規范》,這一管理性規范于2018年1月1日開始實施,是檔案服務外包好的開端和新的起點。檔案服務外包不僅是一種服務模式,也是對檔案服務社會化、市場化、集約化理念的推廣和發展。

        檔案服務外包內容包括檔案數字化、檔案整理、檔案寄存、檔案培訓等。其中檔案寄存服務外包是檔案服務外包的一種,它指的是企、事業單位與第三方檔案保管機構簽署合約,將本單位的檔案文件委托第三方機構進行保管的一種檔案管理方式,也稱作檔案托管。

        相對機關、事業單位而言,企業檔案寄存服務外包走得更快一些,本文重點就企業檔案寄存服務外包需要注意的幾個問題進行初步探討,以期對此項工作實際需要的單位或個人起到參考作用。

        1、對企業檔案寄存服務外包提供方的要求

        檔案寄存服務的雙方,即檔案寄存服務的需求方和提供方之間是一種商品服務的買賣關系。需求方想以較小的代價獲得優良的檔案寄存服務;提供方關心的是如何以最小的成本獲得豐厚的利潤。如處理好雙方的差異獲得優良的服務,是檔案寄存服務需求方要認真解決的一個重要問題。對檔案寄存服務提供方的要求涉及以下兩點內容:

        1.1一看庫房裝具設施,即檔案的存放環境

        能否提供足夠的庫房,最大限度地保護檔案的安全與完整,保證寄存的檔案不丟失、不缺少、不損毀、不泄密,安全第一,這是需求方的寄存檔案的首要前提。

        檔案寄存是否配備有檔案密集架、專用檔案保管箱、溫濕度控制及防光防塵防蟲防火等設施,是否具有監控錄像系統、報警系統設備以及24小時專人值守等。

        檔案庫房建筑物房首先選擇有自主房屋產權的,其次選擇房屋租賃合同期長(30年或以上)的,三是有諸多長期寄存客戶的且寄存營收穩定增長的。這需要通過調研和實地考察才能了解清楚。

        1.2二看寄存服務提供方管理團隊的服務能力

        管理團隊的服務能力是保證需求方的檔案寄存服務是否完美無缺,檔案利用是否及時準確快捷,檔案存放是否安全的重要保證。服務能力分為基本服務能力和特定服務能力。

        基本服務能力就是指檔案寄存的提供方的收納容量、保管條件、借閱利用響應速度等。特定服務能力就是根據基本服務能力延展出來的為企業提供檔案寄存以外的諸如檔案整理、檔案培訓、檔案工作方案策劃、檔案制度體系建設等檔案管理相關的其它能力。

        從檔案寄存服務提供方管理團隊員的檔案專業人數多少可以了解其專業性的強與弱;從其全體員工碩本專學歷的比例情況可以看得出團隊素質的高與低;從為企業員工繳納社保及繳納時間的長短可以看出該團隊的穩定性和凝聚力。

        一個管理團隊專業性強、隊伍素質高、員工穩定性和凝聚力好的檔案寄存服務提供方才是企業寄存需求方最好選擇。

        2、企業檔案寄存服務需求

        企業進行檔案寄存之前要對企業所有檔案進行一次區分與評估,弄清家底,劃分出可以進行寄存的檔案門類和數量,嚴格區分檔案是否涉密,涉密檔案不可以進行寄存。通過區分評估,確定比較實際的檔案寄存服務需求,增強可操作性。

        2.1企業檔案寄存服務需求,包括檔案寄存范圍、寄存時間、檔案存儲方式等

        2.1.1寄存范圍:寄存的是紙質的檔案還是文件資料,是紙質檔案還是電子文件。

        2.1.2寄存時間:長期寄存還是短期(臨時)寄存。

        長期寄存只要企業持續運營下去,檔案寄存數量只會越來越多。其原因是沒有配備專職檔案人員,辦公地點緊張,檔案庫房面積不足,檔案數量增加較快。短期(臨時)寄存是因企業辦公地點臨時搬遷,檔案庫房面積不足、檔案安全得不到保障而將企業檔案暫時寄存,一般寄存時間2-5年。

        2.1.3檔案存儲方式:對所需寄存的檔案采用密集架寄存還是貨架式存放寄存,弄清楚本企業檔案寄存是側重存放還是側重利用。一般來說,利用率高的采用密集架寄存,以卷為單位進行調閱;利用率低的采用檔案箱寄存,利用時以箱為單位調閱。

        2.2檔案寄存需要的服務深度

        除了單純意義上的檔案寄存,在寄存業務的同時,是否需要提供方對寄存檔案進行檔案整理、檔案消毒、數字化、錄入檔案系統等更進一步的服務。如果需要就必需考慮服務深度,并在寄存服務需求中明確提出。

        3、通過招標選擇檔案寄存服務提供方要注意的問題

        企業選擇檔案寄存服務提供方的方式多種多樣,但不外乎商務洽談、競爭性磋商、比價、招標等諸多方式來選擇檔案寄存服務提供方,大型企業、國有企業以招標方式確定檔案寄存服務提供方的居多。

        企業招標工作主要內容包括:根據招標項目需求,按照招標預算,編制招標文件,通過發標、截標、開標、評標、確定中標人、簽訂合同等環節完成招標工作。其中編制招標文件中的項目需求最為重要。

        3.1招標的寄存服務需求要編寫清楚。要全面細致、科學合理,要有針對性、合理性、保護性以及可操作性

        3.1.1招標項目服務內容按照檔案寄存服務的收取、存放管理、借閱利用等環節,具體包括檔案的清點、整理、登記、下架、裝箱、搬運、消殺、上架、保管、調閱、送取等步驟。不同企業有不同的需求,根據實際寫入標書即可。

       ?。?)基本要求:具有完善的檔案管理外包服務管理體系,具備良好的合規性管理、保密管理、風險管理、知識產權管理、環境管理水平。

       ?。?)法規/標準要求:要符合國家有關政策,嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規和業務標準開展檔案寄存服務,做到規范化、專業化、保密化,必要時可在招標文件中列出需要遵循相關制度、標準名稱及編號。

       ?。?)檔案存儲環境的要求:可以提供足夠存儲空間的檔案專用庫房,硬件設施條件必須達到檔案“八防”要求,質量與標準應符合JGJ 25-2010《檔案館建筑設計規范》的要求及《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》中關于檔案庫房建設及管理的相關規定。

       ?。?)檔案庫房安全要求:具備全方位的安保系統、24小時人工執勤、中央閉路電視監控、動態監控系統、電子門禁系統等。

       ?。?)檔案內容信息保密要求:這一點非常重要。寄存服務提供方須與員工簽訂保密協議或承諾,確保員工無論其任職或離職都保證保守國家秘密、需求方企業商業秘密。若員工違反保密約定,寄存服務提供方要承擔連帶責任。未經需求方事先書面許可,寄存服務提供方不得向任何第三方披露存需求方檔案(包括其他秘密信息或敏感信息)或擅自留存需求方檔案(包括復制件);若被國家司法機關、國家行政管理機關依法要求披露該檔案的,須立即通知檔案寄存需求方。

       ?。?)提供利用環節的服務要求:調閱檔案方便快捷安全,流程規范;使用提供方自備專用檔案遞送車輛,及時安全地提供各項文件遞送服務;指派固定的檔案遞交授權人遞送檔案文件,確保檔案安全。

        3.1.2招標項目服務內容之外還要寫明檔案寄存服務期限、履約保證金承諾等內容。

        3.1.3服務費、費用支付方式、稅率等,是招標文件商務標部分的主要內容,多以表格形式體現。

        3.2要求投標人投標時提供包括以上需求的詳細實施方案。

        3.3招標文件中要有檔案寄存服務合同模板。在后文中會有闡述,這里不再展開。

        3.4招標主體:通過招標代理公司代為招標和企業自主招標

        3.4.1通過招標代理公司代為招標的,一般都是經政府公共資源交易中心進行公開招標,招標文件由招標代理公司編制,招標需求由實際的檔案寄存服務需求方提供。

        需求方要積極參與招標文件的編制,特別是招標需求和合同,不能過分依賴招標代理公司,盡可能的介入保證檔案寄存服務需求更具專業性和實操性。前期可以與招標代理公司或一些檔案寄存服務提供方溝通取得相關招標投標資料作為參考,具有事半功倍的效果。

        3.4.2檔案寄存服務由企業自主招標的,招標人須具有招標經驗,編制招標文件和組織評標的能力,整個招標過程要符合企業內部有關制度和流程,如招標立項、預算、招標方式、評標定標等。

        3.4.3企業自主招標一定要注意招標文件編制要依法、合規、嚴謹,招標需求與合同約定的服務內容前后約定保持一致。因為企業的檔案部門是弱勢部門,主動加強與企業招標部門的溝通,借助其部門優勢,根據檔案寄存實際需求把檔案寄存服務的招標工作做好。

        4、檔案寄存服務合同簽署中需要注意的問題

        合同與選擇合作方的方式是緊密結合的,無論是否通過招標確定合作供應商,都要嚴格對待合同的簽訂。合同內容主要涉及服務項目、服務標準、服務流程、監管要求等。

        4.1約定服務內容,要求與招標文件里的招標需求保持一致。

        包括但不限于寄存服務模式、業務內容、完成時間、工作要求、服務報酬、產權歸屬、違約后果、后續服務等。

        4.2約定制定保密條款,簽訂保密合同;約定合作期間獲悉的經營信息要嚴格保密,并僅限于本合同使用。

        這些信息包括但不限于戰略計劃、經營數據、商業合同、客戶信息、財務報表、價格信息、制度流程、統計數據所反映的任何其他信息等。未經對方書面允許,獲悉方不得以任何目的或形式復制、使用或向他人透露。一旦出現檔案信息泄露按照保密條款及法律追究相關責任人和責任單位。

        4.3約定其他事項如履約保證金及違約責任等。

        5、有效控制寄存服務過程中存在的各種風險

        檔案的原始、唯一等屬性決定了檔案在寄存服務過程中面臨諸多安全風險。要對其進行有效控制,確保企業檔案的安全。

        5.1確保檔案實體和信息安全是企業檔案寄存的重要前提。

        5.1.1一是在招標需求中進行約定,不符合安全要求的通過招標予以篩選和淘汰;二是在合同中予以約定。如針對檔案寄存服務提供方人員流動性較大的,會對需求方的檔案實體和信息安全具有較大的風險。

        5.1.2通過與檔案寄存服務提供方及其員工簽訂保密協議,約定處罰條款。

        5.2在具體合作過程中主動跟進、監督,確保寄存服務過程的檔案資料安全

        5.2.1加強與寄存服務提供商的有效溝通,確定良好的合作伙伴關系,在相互尊重基礎上以合同及制度約束雙方的合作。

        5.2.2制定針對寄存服務提供商的管理制度,要求服務提供商定期提交巡查日志、監控視頻等措施。定期對提供方的檔案存放地進行巡視,檢查檔案箱(盒)的密封情況,一旦發現問題,立即要求提供方限期整改。

        5.2.3要求檔案寄存服務提供方按年度提交公司治理報告或對其寄存服務質量、滿意度情況進行綜合考核等。

        5.3制定應急預案,防止突發事件。

        為防止應急突發的不可抗力的實踐,減少檔案損毀、損壞,應建立應急預案,包括應急接警程序、搶救檔案措施、通訊聯絡等,必要時進行演練,保證應急預案有效。

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