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      山西檔案數字化服務中心

      時間:2024-05-16 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

        檔案數字化是數字時代下檔案工作的必然趨勢,它能夠提高檔案的利用價值、便捷性和保存性,為企業以及機構等提供更加高效、方便和安全的檔案服務。然而,在進行檔案數字化時需要遵循一定的原則,以保證其有效性和可持續性。

      山西檔案數字化服務中心

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        一、科學性原則

        檔案數字化的科學性原則指在進行數字化時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規律,使檔案信息數字化工程真正服務于社會,發揮其信息資源的作用。

        檔案數字化的科學性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個過程,都必須保證真實、準確、可靠,數字化的方法和手段也需要注意科學性。

        二、實用性原則

        針對館(室)藏檔案有重復利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應優先進行數字化,堅持“現用現掃,常用先掃,已用定掃”的快捷服務方式。社會需求是制定和調整檔案數字化工作策略的“風向標”。檔案業務部門應注重多年檔案利用的情況統計,把利用頻繁的檔案進行綜合分析,科學地確定優先進行檔案數字化的范圍。

        許多檔案信息具有實效性,過了一定期限后其價值就會降低,甚至喪失,因此在進行檔案數字化時要用發展的眼光看待,爭取在檔案信息價值的升值前期完成。檔案數字化加工與數字化檔案利用同步實現,是充分利用計算機網絡技術,更好、更快地實現檔案數字化的最佳途徑。

        三、規范性原則

        檔案數字化的規范性原則指檔案數字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標準,具有較好的通用性,能夠通過計算機網絡檢索提供給利用者。數字化后的檔案信息內容要與原紙質檔案信息完全一致。

        如果解決了數字檔案的法律憑證作用問題,利用者在計算機網絡上利用的數字化檔案信息相當于在檔案館實地查閱原始檔案實體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示,例如照片、圖紙等。

        四、安全性原則

        檔案數字化的途徑一般有兩種:一是通過歸檔接收電子文件;二是館(室)藏傳統載體檔案數字化。館(室)藏傳統載體檔案數字化的方式一般是通過計算機錄入和掃描兩種方式進行的,與傳統的檔案信息相比,這些數字化檔案信息,因為依托于計算機存儲技術、網絡技術,所以具有明顯的不穩定性,數字化信息的內容和位置易發生變化。

        因此,在檔案數字化過程中,要做到以下幾點,以保證安全性原則:

        (1)通過錄入或掃描方式得到的數字化檔案信息,要確保檔案原件的安全;

        (2)在處理和存儲數字化檔案信息時,要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合;

        (3)遵循原始檔案的保密性,確保涉密檔案的信息不被未授權者瀏覽;

        (4)利用先進的計算機安全技術,如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備等,保證已經數字化的檔案信息的安全。

        五、共享性原則

        檔案數字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的,因為檔案信息是來自社會的寶貴財富,數字化的檔案信息利用得越廣泛,其作為資源的作用就發揮得越充分。

        因此,要建立完備的檔案數字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系,通過有效的分析和管理,及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經濟效益的檔案信息最大限度地進行利用。

        綜上所述,檔案數字化具有重要的意義和作用,但同時也面臨著一些挑戰和困難。因此,我們應該在數字化檔案時遵循科學、規范和可持續的原則,充分考慮檔案的特點和需求,注重保護檔案信息的安全性和完整性,以實現檔案數字化的最大化利用價值。

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