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      法院檔案數字化外包

      時間:2024-05-06 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

        檔案數字化外包是一項重要的工作,為確保流程的規范與高效,需要明確各個環節的具體步驟。下面中博奧小編將為您介紹檔案數字化外包的流程:

      法院檔案數字化外包

        法院檔案數字化外包

        1、數字化前期準備

        前期準備包括選定數字化處理場所,篩選需要掃描的紙質檔案。其中處理場所應確??臻g布局合理,掃描設備完善,數字化處理軟件齊備,并具備合格的消防和安防系統。準備紙質檔案,需要按類型、日期或其他相關標準對文件進行排序,并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質量的損壞,以保障掃描過程順利、有效的進行。

        2、檔案掃描

        檔案掃描是紙質檔案轉化數字檔案的關鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成,例如:平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數量,以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統一標準進行,對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。

        3、圖像處理

       ?。?)圖像數據質量檢驗:

        對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時,應重新進行圖像的處理。

        由于操作不當,造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應重新掃描。

        發現文件漏掃時,應及時補掃并正確插入圖像。

        發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調整。

        認真填寫相關表單,記錄質檢結果和處理意見

       ?。?)糾偏:對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原,以符合閱讀習慣。

       ?。?)去污:對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

       ?。?)圖像拼接:對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像,應進行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數字化圖像的整體性。

       ?。?)裁邊處理:采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節省存儲空間。

        4、圖像存儲

       ?。?)存儲格式:批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程,其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質檔案數字化過程中,較常見的有TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇,應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲容量為準則。提供網絡查詢的掃描圖像,也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

       ?。?)圖像文件的命名:紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件,都有一個與之相對應的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾,按頁碼順序對圖像文件命名。

        5、目錄建庫

       ?。?)數據格式選擇:目錄建庫選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

       ?。?)檔案著錄:按照《檔案著錄規則》(DA/T18)的要求進行著錄,建立檔案目錄數據庫。

       ?。?)目錄數據質量檢查:采用人工校對或軟件自動校對的方式,對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確,發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

        6、數據掛接

        數據掛接又稱數據匹配,是數字歸檔中為保證數字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數據庫中的目錄數據與對應的數字檔案進行匹配掛接,并逐條對掛接結果進行檢查,包括目錄數據與數字檔案對應的準確性、已掛接數字檔案與實際掃描數量的一致性、數字檔案是否能正常打開等,以實現準確關聯。

        7、檔案還原裝訂

        掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?;謴脱b訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂;文件很薄時,也可采用縫紉機扎線裝訂,但線腳不宜過密,以免出現折斷檔案現象。

        8、數據驗收

        項目驗收是檔案數字化加工中,用于確保數字化后的檔案符合所需質量標準和規范的過程。這通常涉及對數字檔案進行一系列測試和檢查,以驗證它們具有足夠的質量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數據匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下,項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程,以確保符合所需標準。

        9、數據移交

        可以通過各種不同的存儲技術來實現,例如:硬盤驅動器、網絡連接的存儲設備或云服務器等。所使用的具體技術將取決于傳輸圖像的數量,以及相關檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數字檔案被妥善存儲和保護,并可供將來訪問和使用。

        綜上所述,檔案數字化外包對于提高檔案管理的效率和質量具有重要意義,檔案數字化外包流程的嚴格執行和規范管理,是保障檔案數字化工作順利完成的關鍵。通過合理選擇外包商、嚴格控制流程各個環節,能夠提高檔案數字化的效率和質量,為檔案管理和利用提供更好的支持。

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