檔案管理數字化管理

　　隨著信息技術的快速發展，越來越多的企業和機構開始意識到數字化管理的重要性。檔案管理數字化管理已成為許多企業和機構的必要選項。本文將分步驟地論述檔案管理數字化管理的步驟。

　　一、規劃階段

　　1.明確目標：首先需要明確數字化管理中的目標，并確定數字化管理的范圍和要求。

　　2.評估現狀：了解當前的檔案管理情況，包括紙質檔案的種類、數量和存放情況等。

　　3.制定計劃：基于目標和現狀評估的結果，制定詳細的數字化管理計劃，包括時間表、人員安排、預算等。

　　二、實施階段

　　1.準備工作：包括選購硬件設備、軟件系統、網絡建設等。

　　2.數據格式轉換：將紙質檔案轉換為電子文件，保證數據的準確性和完整性。

　　3.數據分類歸檔：按照事務性、主題性、時效性等標準對檔案進行分類歸檔，便于后續的檢索和利用。

　　4.數據備份：設置數據備份和恢復機制，防止數據丟失或損壞。

　　5.數據安全保護：設立權限管理，確保檔案信息的安全性和機密性。

　　三、運營階段

　　1.培訓人員：對數字化管理系統進行培訓，提高人員的操作技能和意識。

　　2.定期維護：對硬件設備、軟件系統進行定期維護，保證數字化管理系統的正常運行。

　　3.數據更新：將新產生的文件及時加入數字化管理系統中，保證檔案信息的完整性和及時性。

　　4.數據利用：通過數字化管理系統，方便快捷地檢索和利用檔案信息，提高工作效率。

　　總之，數字化管理是檔案管理的必然趨勢，可以提高檔案管理的效率和精度，節省存儲空間和成本。數字化管理過程需要嚴格按照規劃階段制定的計劃進行，同時在實施和運營階段也要注意數據的安全保護和更新維護。

　　檔案管理數字化管理的成本

　　檔案管理數字化管理的成本是企業或機構數字化轉型的一個重要考量因素。本文將分點論述檔案管理數字化管理的成本，包括硬件設備、軟件系統、人力資源以及培訓等方面的成本。

　　一、硬件設備成本

　　1.掃描設備：進行紙質檔案的數字化轉換需要購買高質量的掃描儀或多功能打印機，成本較高。

　　2.存儲設備：為了存儲大量的電子文件，需要購買高容量的硬盤、服務器或云存儲空間，成本也相對較高。

　　二、軟件系統成本

　　1.數字化管理軟件：選擇適合自身需求的數字化管理軟件，可能涉及購買授權或訂閱費用。

　　2.數據備份與安全軟件：為確保數據的安全性和完整性，需要購買相應的數據備份和安全軟件。

　　三、人力資源成本

　　1.項目團隊：數字化管理項目需要組建專門的團隊來負責實施和管理，包括項目經理、技術人員、檔案管理專員等。

　　2.培訓人員：為了提高員工的數字化管理技能，可能需要進行培訓，涉及培訓費用和人員調配成本。

　　四、其他成本

　　1.數據清理與整理：在數字化轉型之前，可能需要對紙質檔案進行清理和整理，以確保數字化過程的高效進行。

　　2.運維與維護費用：包括硬件設備的維護、軟件系統的升級和維護等費用。

　　總之，檔案管理數字化管理的成本包括硬件設備、軟件系統、人力資源以及培訓等方面的費用。雖然數字化管理的成本相對較高，但它能夠提高檔案管理效率、減少存儲空間和成本，并帶來更高的數據安全性和方便的數據檢索。因此，在進行數字化管理前應仔細評估成本，合理規劃和控制預算，以確保數字化管理的順利實施。

　　如何高效做好檔案管理工作？

　　大數據時代背景下，每天都會產生大量的數據信息，給檔案管理和檔案工作者帶來極大的挑戰，檔案管理對各行各業的數據提出了新的有效管理要求，檔案管理工作不斷朝著數字化的方向改革，利用數字化技術，對檔案信息資源進行管理、使用，提高資源利用率，推動檔案管理工作高效開展。

　　中博奧以創建檔案資源大數據中心為核心，打造集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺，解決傳統檔案事后管理耗時長、工作量大、易出錯等問題，提高檔案資源的開發與利用效率，實現檔案全生命周期信息化管理。

　　1、“存”不費時

　　各類重要資質證書、合同、產品技術文件、人員信息都是組織重要的檔案材料，如果全靠人工一一收集整理和維護，不僅耗費精力、人力成本高，會不會遺漏還不能確定。

　　通過檔案管理平臺，建立紙質檔案與電子檔案兼容管理模式，支持自動采集、手工錄入、數據導入等采集方式，自動分類、排序和編碼，實現檔案數據的實時歸檔，讓管理人員在OA系統就能高效管理檔案。

　　2、“借”不求人

　　在檔案紙質化管理時代，借閱難倒了不少企業，一是檔案太多查找困難，借出去的檔案難以追溯；二是依靠人工對借閱進行管理，耗時長、易出錯、風險高。

　　利用電子化借閱管理，線上查閱、借閱全過程信息化操作，借閱過程更加規范，系統留痕可追溯，實現對檔案的科學性、規范化使用。

　　3、“還”不超期

　　紙質檔案如未歸還或追回不及時，常常會出現耽誤使用、重要檔案丟失等現象，為企業經營帶來風險。

　　通過電子化檔案管理，檔案借出實時跟蹤，到期自動提醒，實現在線催還和監督，代替低效人工操作，促進檔案催還高效化。

　　4、“查”不用等

　　傳統檔案管理大量數據依賴手工操作，工作量大、效率低、出錯率高、利用率低，只有少量簡單的報表，不能進行全方位查詢及統計分析，難以為管理人員提供全面的決策依據。

　　中博奧，借助智能報表系統和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在報表門戶了解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況，全面提升檔案管理質量。

　　紙質檔案數字化成果驗收

　　一、驗收方式

　　01承建方檢驗

　　數據掛接是整個檔案數字化加工過程中非常重要的一步，是對整個數字化工作的成果歸納，數據掛接的質量好壞直接關系著數字化整體質量的高低。為了防止人為出錯，合并掛接一般都采用針對單個項目專門開發的專業掛接軟件進行批量處理，掛接后的數據要再次用專業檢查軟件進行核查，必要時還需要人工抽查，確保掛接的100%正確率，提高電子數據利用的效率和質量。

　　承建方對掛接后的數據首先要用數據庫檢查軟件全面檢查數據結構的完整性及與圖像文件的對應關系是否正確，然后再用調閱軟件抽查掛接后的數據是否可正常調閱、查詢等，發現問題需立刻整改，通過全面細致的檢查，確保數據的完整正確，做到數據“能用、不錯、不多、不缺”。

　　02業主方及監理方驗收

　　數據的完整是數字化加工的基本要求，業主方、監理方要多方面共同核查，確保驗收的數據完全合格。承建方在完成自查后，需要提交成品及簡易個性化查詢工具給監理方，監理方及業主方按照掛接要求對數據進行抽樣檢查，達到合格率（如規定的合格率為100%）后給予驗收合格，不合格則全部退回承建方整改，再次重新抽檢直至達標。

　　二、驗收內容

　　01

　　紙質檔案數字化成果包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。已進行OCR文字識別的，應同時移交OCR識別形成的文件，文件的命名方式參照圖像文件命名。

　　02

　　對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。應確保著錄項目與著錄內容的完整、準確與規范。同時，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合長期保存格式需求。

　　03

　　對元數據進行驗收，主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。

　　04

　　對數字圖像進行驗收，主要包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等符合國家有關規定。

　　05

　　對數據掛接進行驗收，主要包括目錄數據與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。

　　06

　　對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規范性等。

　　07

　　對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無計算機病毒等。

　　數字圖像、檔案目錄數據、元數據和OCR識別形成的文件必須有機統一，即四者之間必須是有機聯系的，目錄對應相關數字圖像、元數據和OCR識別文件，聯系四者的紐帶就是以檔號為基礎的命名規則。

　　三、驗收指標

　　當紙質檔案數字化之后，數字化加工部門，可采用在線方式或移動硬盤、光盤等脫機載體，向檔案所屬單位離線移交數字化成果。若采用離線移交方式的，脫機載體的質量也是數字化成果的驗收指標之一。數字化加工部門應確保離線移交載體的質量。數字化成果脫機存儲后，應進行質量檢查，確保數據的可讀性、安全性，應與原始數據進行校驗，確保移交數據的準確性、完整性、可讀性和安全性。并在移交的載體標簽面標注全宗號、光盤編號等索引信息。

　　以光盤為例，由于必須借助于相應的設備和軟件才能進行檢查和檢驗，所以光盤中隱藏的質量問題往往不易被發現。目前已發現的光盤質量問題主要有：內容讀不出、已刻錄的數據不完整、刻錄的光盤未做防寫處理（采用全盤一次刻完方式）、數據攜帶計算機病毒等。導致上述問題的原因是多方面的，如光盤自身質量不好、光盤刻錄設備與閱讀設備不兼容、刻錄機磨損嚴重、刻錄時所用的計算機帶病毒、刻錄時沒有按規定操作、缺少數據校驗等。

　　要確保移交光盤的質量，必須根據光盤刻錄的原理，從數據刻錄的各個環節上把好關：一是要把住載體和硬件關，購置質量好的光盤，要注意刻錄機與光驅的兼容，最好選擇同一品牌的刻錄機和閱讀光驅，刻錄機磨損要及時更換。二要配備能夠校驗刻錄數據的軟件，并對刻錄數據做強制性校驗。三是確?？啼浻玫挠嬎銠C安全，不能感染計算機病毒。四是對刻錄完成的光盤移交入庫時必須再次進行質檢，查驗數據是否可讀、完整、準確和安全。

　　驗收單位可以具體進行以下兩方面的檢查：

　　1.光盤內容檢查。檔案數字化加工軟件一般帶有自動校驗數據是否正確的功能，對每張光盤的內容進行檢查，是否具有損壞的數據。

　　2.抽樣檢查。對每張光盤的數字化檔案圖像文件能否在瀏覽器中打開進行抽樣檢查。

　　能夠用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性，抽檢合格率也應為100%。

　　四、驗收結論

　　每批紙質檔案數字化成果質量檢驗達到要求的，予以驗收“通過”。驗收未通過應視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。驗收完成后須填寫《紙質檔案數字化驗收登記表》，經驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，須經相關方審核、簽字后方有效。