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      職工人事檔案整理方法

      時間:2023-11-10 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

        職工人事檔案整理方法在現代企業管理中,是一項至關重要的工作。它涉及到員工的基本信息、工作經歷、學歷學位、職稱職務、培訓經歷、獎懲記錄等方面的內容,是企業對員工進行全面了解和評價的重要依據。然而,隨著企業規模的擴大和員工數量的增加,人事檔案管理工作變得越來越復雜,如何有效地整理和管理這些檔案,成為了企業管理者亟待解決的問題。

      職工人事檔案整理方法

        本文將從以下幾個方面探討職工人事檔案的整理方法:分類、排序、編目、技術加工、裝訂入庫五個步驟。

        人事檔案整理分類

        第一類:履歷材料。包括以反映人事本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的履歷材料。

        第二類:自傳材料、報告個人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料,是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關系的自述材料。自傳材料的歸類,應該以內容和用途為依據,不能單純按名稱歸類。

        第三類:考察、考核、鑒定、審計材料。包括人事管理工作中組織、人事部門通過各種途徑,對員工德能勤績廉進行調查、評價的材料。歸入本類的材料,必須是組織正式形成的,手續完備,能正確、歷史地反映本人實際情況,具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。

        第四類:學歷學位材料、職業(任職)資格材料、評聘專業技術資格(職務)、職業技能鑒定、專家聘任、反映科研學術水平、培訓等材料。包括記載和反映員工學習、技術技能水平、科研水平的各種材料。

        第五類:政審材料、更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。包括人事審查和人事基本情況更改形成的材料。

        第六類:黨、團組織建設工作中形成的材料。包括加入黨、團組織的有關材料以及民主黨派的入黨材料。

        第七類:表彰獎勵材料。包括各類獎勵或表彰的材料。

        第八類:涉法違紀材料。

        第九類:招錄、聘用,任免、調動、授銜、軍人轉業(復員安置、退(離)休,辭職、辭退、罷免,工資、待遇,出國(境),黨代會、人代會、政協會議、人民團體和群眾團體代表會議、民主黨派代表會議形成的材料,基本社會保險與企業年金材料。

        第十類:其他可供組織上參考的材料。包括錄用體檢表、反映嚴重慢性病或身體殘疾的體檢表、工傷致殘診斷書、確定致殘等級的有關材料,生平、非正常死亡調查報告。人事檔案報送單、人事檔案有關情況說明歸入此類。

        有三點說明:

       ?。ㄒ唬┑诰蓬惒牧蟽热輳碗s、數量眾多,為方便查找,采用二級分類法,按照內容的不同再分別為五小類:

        1.工資材料;

        2.任免材料;

        3.出國(境)材料;

        4.參加會議的代表登記表等其它材料;

        5.基本社會保險與企業年金材料。

       ?。ǘ﹥热萁徊娌牧习匆韵乱巹t劃分:以自傳為主的履歷或簡歷表歸二類;學生登記表、學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸四類;“三齡一歷”認定材料、更改或認定姓名的材料統一歸五類;享受政府特殊津貼材料歸七類;干部任免時形成的考察(考核)材料作為干部任免審批表的附件歸九類。

       ?。ㄈ┰诜诸愡^程中,對剔出的重復、不屬于歸檔范圍的材料分類登記造冊。對其中有保存價值的文件、資料,可交文書檔案或轉有關部門保存。一般性證件、文章等可退還本人。無保存價值又不宜退還本人的,報主管領導批準后銷毀。

        人事檔案整理排序

        人事檔案整理排序排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內容的內在聯系排列順序,并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。具體方法有:

       ?。ㄒ唬┌床牧闲纬傻臅r間排序:一類、二類、三類、四類、七類、九類、十類材料。第九類材料排列時,在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

       ?。ǘ┌床牧系膬热菀约安牧现g的內在聯系排序:五類、六類、八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等。第六類材料,入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序。

       ?。ㄈ┟總€類別中的檔案材料排序后,用鉛筆在每份材料首頁右上角編上類號和順序號,并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為:凡有圖文的頁面,每面作為一頁;空白紙和托裱用的襯紙不計為頁數,復制件和原件應視為一份材料統一編寫頁數。

        人事檔案整理編目

       ?。ㄒ唬┌凑疹悇e排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫;

       ?。ǘ└鶕牧项}目填寫“材料名稱”。無題目的材料,應擬定題目。材料的題目過長,可適當簡化。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

       ?。ㄈ安牧闲纬蓵r間”一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料,采用原材料形成時間;

       ?。ㄋ模┨顚憽安牧戏輸怠币悦糠萃暾牟牧蠟橐环荩òǜ郊?;材料頁數的計算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應如數填寫;

       ?。ㄎ澹┠夸浺獪蚀_、工整,手寫時一律使用黑色水筆書寫。

        人事檔案整理技術加工

       ?。ㄒ唬┘垙埰茡p和字跡材料不符合要求的材料采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制,復制件應附在原件后,與原件作為一件,注明復制單位和日期。

       ?。ǘ┓孢^大的材料進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。

       ?。ㄈ┓孢^小的材料應進行托裱,裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。

       ?。ㄋ模n案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬裝訂物應予拆除。

       ?。ㄎ澹n案材料應各自獨立,嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

        人事檔案整理裝訂入庫

       ?。ㄒ唬n案目錄置于卷首,卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊,在左側打孔裝訂。

       ?。ǘ┤耸聶n案材料過多,應該分卷裝訂,分卷裝訂時保證同一類材料分在同一卷中。

       ?。ㄈn案卷背應有人員編號、姓名、籍貫等,便于查找。

       ?。ㄋ模┤耸聶n案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致地檢查,經驗收合格后方能入庫。


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