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數字化檔案服務政策支撐
數字化檔案服務政策支撐可以包括以下方面:
1.法規政策:政府出臺相關法規和政策,明確數字化檔案服務的范圍、標準和要求,為數字化檔案服務提供制度保障和規范。
2.資金支持:政府提供資金支持,鼓勵各單位加強數字化檔案服務建設,提高數字化檔案服務水平。
3.技術支持:政府加強技術支持,提供數字化檔案服務的技術平臺和技術支持,保證數字化檔案服務的質量和可靠性。
4.人才支持:政府加強人才培養和引進,為數字化檔案服務提供充足的人才保障,提高數字化檔案服務的專業水平。
5.推廣宣傳:政府加強數字化檔案服務的宣傳和推廣,提高數字化檔案服務的知曉率和認可度,促進數字化檔案服務的發展和應用。
檔案數字化應遵循哪些基本原則
1、基本原則:
紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會對檔案利用的需求。
2、數字化對象的確定原則:
應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認,只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。
3、符合國家法律法規的原則:
紙質檔案的數字化,必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。
4、價值性原則:
屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。
5、安全保密管理原則:
確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。
6、完整性原則:
紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記,并及時整理、匯總,裝訂成冊,在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。
擴展資料:
檔案整理的步驟:
1、目錄數據準備:
按照《檔案著錄規則》(DA/T18)等的要求,規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數等,應進行修改。
2、拆除裝訂:
在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進行的檔案,應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
3、區分掃描件和非掃描件:
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是:無關的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。
4、頁面修整:
破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復,折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。
5、檔案整理登記:
制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。
6、裝訂:
掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?;謴脱b訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。
參考資料來源:安鄉縣檔案局-中華人民共國行業標準紙質檔案數字化技術規范
福建省數字檔案共享管理辦法(2020修訂)
第一章總則第一條為了加強數字檔案的有效利用,促進數字檔案共享,提升數字檔案服務水平,根據有關法律、法規,結合本省實際,制定本辦法。第二條本省行政區域內數字檔案共享適用本辦法。
本辦法所稱數字檔案是指機關、團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱檔案形成單位)收集保存的,可以通過信息網絡系統進行傳輸和在線利用的電子檔案或者紙質檔案的數字化副本等載體的檔案。
本辦法所稱數字檔案共享是指數字檔案在標準化、規范化并符合保密要求的基礎上,在不同層次、不同部門信息網絡系統間實現互聯互通并向社會提供服務的活動。第三條數字檔案共享應當遵循統籌規劃、規范有序、便民快捷、保障安全的原則。第四條縣級以上人民政府應當加強對本行政區域數字檔案共享工作的領導,建立協調機制,協調解決數字檔案共享工作中的重大問題,所需經費列入同級財政預算。第五條縣級以上人民政府檔案行政管理機構負責本行政區域內數字檔案共享的統籌規劃、組織協調、建設管理和監督指導。
縣級以上人民政府發展和改革、工業和信息化、財政、人力資源和社會保障以及其他有關部門按照各自職責,做好數字檔案共享的相關工作。第六條綜合檔案館應當在其職責范圍內依法收集數字檔案,為數字檔案共享的互聯互通提供更新和維護,并按照有關規定合理使用可共享的數字檔案。
專業檔案館應當依法收集其專門領域的數字檔案,并向福建省數字檔案資源中心(以下簡稱資源中心)主動提供有關數字檔案。第七條檔案形成單位應當按照規定向有關檔案館移交電子檔案和符合規范標準要求的紙質檔案數字化副本。第八條鼓勵公民、法人或者其他組織參與數字檔案共享的相關工作。
對在數字檔案共享工作中作出突出貢獻的單位和個人,縣級以上人民政府根據有關規定予以表彰和獎勵。第二章數字檔案共享體系第九條建立本省統一的數字檔案共享體系,省人民政府檔案行政管理機構負責建設和管理資源中心,構建數字檔案共享利用系統,為數字檔案共享提供支撐。資源中心應當與福建省政務數據匯聚共享平臺(以下簡稱共享平臺)和福建省電子文件交換服務平臺實現對接。
第十條縣級以上人民政府應當將檔案數字化建設納入本行政區域電子政務和信息化建設規劃,確保資源中心及其應用系統與共享平臺之間的實時聯通和同步更新。第十一條各檔案形成單位應當逐步實現檔案的數字化處理、存儲,將各類業務系統中屬于歸檔范圍的電子文件向本單位檔案管理系統歸檔,并向資源中心移交。
博物館、紀念館、圖書館、方志館及其他有關數字檔案的收藏單位,應當主動向資源中心提供有關數字檔案。第十二條綜合檔案館應當構建數字檔案網絡系統,建設、配備檔案數字化設施、設備,基于省市兩級電子政務云計算平臺,統籌建立數字檔案的目錄數據庫、全文數據庫、專題數據庫等數據庫。第十三條數字檔案管理軟件由省人民政府檔案行政管理機構組織開發與維護,并無償提供給檔案館、檔案形成單位使用。
檔案館、檔案形成單位自行組織開發或者采購的數字檔案管理軟件,或者已在使用的各類數字檔案管理軟件,符合數字檔案共享條件的,應當實現與資源中心相對接。第十四條資源中心應當具備下列基本功能:
?。ㄒ唬┞撏▍R集各檔案形成單位以及檔案館、圖書館、博物館等單位的相關數字檔案;
?。ǘ┨幚碚?、存儲交換各檔案形成單位以及檔案館、圖書館、博物館等單位提交的數字檔案;
?。ㄈ┚S護數字檔案的真實與完整,保障數字檔案傳輸過程中的安全與保密;
?。ㄋ模┩ㄟ^綜合檔案館提供不同層次的數字檔案在線查詢與利用服務;
?。ㄎ澹底謾n案利用與共享規劃所確定的其他功能。第十五條各檔案形成單位應當建立數字檔案共享工作機制,設置共享平臺交換接口,基于電子政務網絡,實現本單位辦公系統與共享平臺之間的互聯互通。第十六條全省施行統一的電子文件形成、歸檔和電子檔案標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面的標準與規范。具體標準與規范由省人民政府檔案行政管理機構會同有關部門制定,并與國家標準規范相銜接。
國家鼓勵和支持檔案館推進傳統載體檔案數字化是否正確
法律分析:國家鼓勵和支持檔案館推進傳統載體檔案數字化是正確的。
法律依據:《中華人民共和國檔案法》第十三條各級各類檔案館,機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構,應當建立科學的管理制度,便于對檔案的利用;配置必要的設施,確保檔案的安全;采用先進技術,實現檔案管理的現代化。
檔案數字化管理建設中存在的問題及對策
企業檔案信息化管理是一項涉及多方面的復雜工程,為此,我們需要采取相應措施加強企業檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題,我們要在認真分析的基礎上,應用相應的對策措施做好應對,以促進檔案管理信息化的發展。
1檔案信息化管理存在的問題
1.1企業對檔案信息化建設重視度不夠
檔案管理系統建設是一項復雜的系統工程,成本較高,因此,大中型企業的檔案信息化管理需要領導的重視、資金的支持、專業的技術人才和健全的管理機制。許多企業將資金投入到設備改造、工程建設中,但檔案信息化建設卻嚴重滯后。
1.2落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設始于20世紀80年代末,目前,紙質檔案與電子檔案共存,傳的檔案管理模式已經不適用于當前電子檔案的管理,而大中企業的檔案信息化管理基本還處于起步階段,導致一部分檔案流失、失密。
1.3電子檔案的安全防護不夠嚴密
網絡的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅,因此,在搞好檔案信息化建設的同時,搞好檔案信息網絡系統的安全已成為一項重要的課題。
2企業檔案管理信息化的基本內容
企業檔案信息化管理的核心內容是計算機技術的應用,信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理,因此,企業檔案信息化管理的基本內容可以概括以下幾個方面。
2.1實現檔案信息的數字化
檔案信息的數字化是整個檔案信息化管理的基礎,其他一切環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的檔案管理由以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變。企業要以加快室藏檔案的數字化進程為基礎,以電子文件的歸檔和管理為重點,加強檔案信息資源建設,即一方面要把以前形成的傳統檔案通過掃描等途徑轉化為數字形式,以便通過計算機直接利用;另一方面全面推行電子公文,確保今后形成的檔案以電子文件為主,在檔案接收時就實現數字化。
2.2實現檔案信息利用的網絡化
檔案信息利用由以往面對面服務為主轉變為以網絡服務為主,借閱者通過網絡提交借閱申請,檔案管理員通過網絡審核并借出。整個借閱過程,借閱者無需到檔案室聯系,這對部門之間相距較遠的企業來說是極為方便的。由于使用方便,必然會有更多人借閱,從而提高檔案的利用率。
2.3實現檢索的自動化
傳統檔案管理雖然編制了很多檢索工具,但當檔案的數量較大時,使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高,可實現多角度檢索,是傳統檢索工具所無法比擬的。另外,這種自動化檢索還可以通過網絡實現。
3加強企業檔案信息化管理的對策措施
3.1建立符合信息化要求的檔案管理系統
在大中型企業管理中,建立與企業有關管理系統相銜接的檔案管理系統是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統應具多種文件存儲格式,支持多種功能,并能實現紙質檔案管理中各流程的銜接,滿足企業文檔一體化管理的需要。在此基礎上,才能對各部門的電子檔案進行收集和控制,也有利于各部門對保存檔案進行查閱。
3.2加強對企業電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業電子文件形成部門入手,把電子文件歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中,確保電子檔案的真實性。
3.3重視培養檔案信息化管理人才
檔案人員的素質直接影響著檔案信息化進程,檔案部門要開展技能培訓,努力培養一批復合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結合的培訓。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識,還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業,檔案人員的知識體系側重也不同。有的企業科技檔案多,尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數量龐大而復雜,同時,還有會計、聲像實物等檔案,對檔案人員的要求就更高。因此,理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業務技能的一個重要手段。因此,企業要加強檔案人員信息化技術的培訓,使其熟練地使用檔案管理系統。檔案人員的計算機數據錄入知識雖已普及,但是在運用網絡、管理軟件的使用操作以及數據庫知識的掌握程度上還有待加強,而這些也是檔案管理系統能平穩、正常運行的基礎和保證。
3.4檔案信息網絡要有足夠的安全防護
大中型企業的檔案信息化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網絡,建網時就應實行物理隔離,保證網絡的基本安全。同時,要建立檔案信息網絡的安全管理制度,從根本上保障系統的安全。檔案信息網絡應安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統,并針對主機內核采取加固防護措施。實行級別控制,對用戶的訪問權限進行級別確認,按不同的級別進行不同檔案的信息查閱,防止未受權者違規操作。此外,要重視和加強員工的安全防護意識教育,嚴格遵守檔案信息網絡建設的規章制度。
3.5信息共享
在現代社會激烈的市場競爭中,企業要生存、發展,必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息,這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業內部活動的信息,滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內要求“信息資源共享”的趨勢下,企業檔案信息化管理要向更高的目標邁進,必須加強與企業各部門間的互聯合作,注重檔案信息的整合,優化企業檔案信息資源的布局,以整體優勢實現信息資源共享。這是企業高效管理的要求,也是檔案信息化管理的重要內容。
在新的歷史時代要求下,企業檔案部門在推進檔案信息化管理過程中,要有融入企業全方位管理的檔案思想,將優化組合企業各部門的信息資源,構建企業內一體化信息管理作為發展方向,尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究,將促進企業檔案信息化管理的快速發展,最終實現信息資源共享的建設目標。這也正符合國家在信息化建設重要發展時期提出的“統籌規劃,國家主導;統一標準,聯合建設;互聯互通,資源共享”信息政策。
企業檔案信息化管理既是一項全新的工作,又是一項需要運用多種學科知識、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程。為促進企業檔案信息化管理的健康發展,各企業必須充分認識到企業檔案信息化管理的重要性和作用,改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業檔案信息化管理進程中,要科學決策、統籌兼顧、循序漸進、加強協調,保證資金投入的有效性,并重視檔案人才管理。同時,要發揮企業檔案信息資源的效能,為企業提供有效服務,切實落實企業檔案的信息化管理。
什么叫檔案數字化,檔案數字化的好處
檔案數字化是一種新型的檔案信息管理模式,它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相連接,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現資源共享。
1.代替原件使用,有效延長原件的保存時間。
2.數字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案,用數據備份的方法制成多份數字化副本的備份分地保存。
3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現模糊擴散或褪變的檔案,可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率,數字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用,從而提高辦公效率。
5.提高經濟效益,數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案,不僅節約了保管費用,節省了占地空間,而且查閱方便迅速,避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。